Gemeenten aan de slag met datagedreven werken

Begrotingen voor de specialistische jeugdhulp die iedere keer weer werden overschreden, soms zelfs met twee tot drie ton. Het was de DUO-gemeenten (Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel) een doorn in het oog. Waar kwamen die overschrijdingen vandaan? En hoe konden dit soort verrassingen in de toekomst worden voorkomen? Datagedreven werken moest uitkomst bieden.

‘De noodzaak om meer met data te werken was hoog, want die verkeerde prognoses zorgden voor veel stress binnen de organisatie’, vertelt Jantine Waijenberg, die twee jaar geleden werd ingehuurd als programmanager datagedreven werken. Ze merkte bij binnenkomst meteen dat beleidsadviseurs gewend waren om meteen in actie te komen bij een probleem, in plaats van eerst even stil te staan bij wat ze nu precies wilden bereiken. ‘Er werd voorbijgegaan aan vragen als: hoe ziet onze lokale situatie er eigenlijk uit of waar zouden we het gemeenschapsgeld het beste aan uit kunnen geven? En wat heeft bewezen effect? Er werd nauwelijks gebruikgemaakt van wetenschappelijk kennis of onderzoek.’ 

Onderbuikgevoel

Waijenberg ontwikkelde een training voor beleidsadviseurs om te leren data te gebruiken in het beleidsproces. ‘Zodat ze niet meer alleen dingen op onderbuikgevoel doen of op basis van kennis en ervaring, maar echt ook data daaraan toevoegen. We zijn begonnen met zo’n dertig beleidsadviseurs in het sociaal domein. Aan de hand van een actueel vraagstuk zijn ze gaan oefenen met datagedreven werken, de werkwijze, de instrumenten en de formats.’

Multidisciplinaire teams

Het is volgens Waijenberg cruciaal om eerst samen duidelijk te krijgen welke vragen je beantwoord wilt hebben als je datagedreven gaat werken, omdat één iemand nooit alles kan weten. Ze zette daarom multidisciplinaire teams op bestaande uit beleidsadviseurs, uitvoerders, ICT’ers, een beleidsanalist, financieel adviseur, contractmanager en iemand van privacy en ethiek. ‘Door elkaar te voeden met vragen, kun je veel beter bepalen welke analyses er nu eigenlijk nodig zijn en welk antwoord die je gaan geven. En voor ICT’ers is het belangrijk om te weten waarom iets wordt gevraagd, zodat zij uiteindelijk de juiste data presenteren. Door alle disciplines bij elkaar te brengen, kom je tot het optimale resultaat.’

Anticiperen

‘In het geval van de specialistische jeugdhulp ging het er niet eens zozeer om dat het budget werd overschreden, want dat is een landelijk probleem’, vervolgt Waijenberg, ‘maar dat het pas heel laat duidelijk werd dat dat überhaupt ging gebeuren én om welk bedrag het dan ongeveer zou gaan.’ Om daarop beter te anticiperen, is onder meer data verzameld over het aantal cliënten dat gebruikmaakt van de jeugdzorg, van welke type jeugdzorg en wat daar de kosten van zijn. ‘Door dit bij elkaar te brengen op een dashboard dat iedereen in de dagelijkse praktijk gebruikt, kon de raad dit jaar al in een vroegtijdig stadium worden geïnformeerd over de kosten. En zo ook gedwongen worden om bepaalde keuzes te maken om niet opnieuw tot een forse overschrijding te komen.’

Nog meer successen: ‘In 2022 week de berekende prognose op basis van de trends en ontwikkelingen maximaal 1,9 procent af van de daadwerkelijke uitgaven. Daarvoor mogen we ons echt op de borst kloppen. Daarnaast zijn de beleidsadviseurs enthousiast en hebben ze bij het management laten weten dat ze niet meer overtuigd hoeven te worden van deze werkwijze. Ze vragen alleen de ruimte om met datagedreven werken te experimenteren en fouten te mogen maken. Ook willen ze een vraagbaak bij wie ze terechtkunnen als het even niet lukt. Dat kunnen nieuwe medewerkers zijn die al gewend waren zo te werken, maar het kan ook zijn dat er superusers worden opgeleid. DUO wil hierin in de toekomst niet meer afhankelijk zijn van externen.’ 

Betere keuzes

Andere onderwerpen waarmee DUO datagedreven aan de slag is gegaan, zijn bestaanszekerheid, de nieuwe Wet inburgering, de Participatiewet en dienstverlening. Waijenberg: ‘De raad wilde ook voor de Wmo een verbeterde prognose, maar omdat daar al een Wmo-voorspelmodel voor bestaat, zijn we dat niet zelf gaan ontwikkelen. Dat voorspelmodel blijkt ook gewoon prima te werken. De ontwikkeling van een veiligheidsdashboard hebben we na de opdrachtformulering afgeblazen, omdat we daar in 2023 niet genoeg capaciteit voor hadden. Er worden nu aan de voorkant veel betere keuzes gemaakt van waar we aan gaan werken.’

DUO wil dat alle medewerkers in 2030 datagedreven werken. Niet alleen in het sociaal domein, maar ook in de andere domeinen. ‘Dit is niet iets wat je in een jaar of twee jaar hebt gerealiseerd’, besluit Waijenberg. ‘Dit is een proces met een lange doorlooptijd, waarbij je alles in de organisatie moet aanraken om over de volle breedte echt datagedreven te gaan werken.’ DUO is zich hiervan bewust en heeft inmiddels Ludo de Leth als vaste programmanager aangesteld. Waijenberg gaat nu andere gemeenten op weg helpen.