Gemeenten aan de slag met datagedreven werken

Datagedreven werken met de wens van de klant als uitgangspunt. Zo begon de gemeente Eindhoven zes jaar geleden met de opbouw van een datawarehouse in het sociaal domein. De data worden gebruikt voor beleidsevaluatie, procesverbetering en het nemen van financiële besluiten. 

‘Voorheen was management- en sturingsinformatie binnen het sociaal domein heel erg versnipperd’, vertelt Joost van Stiphout, afdelingshoofd sturingsinformatie toen het datawarehouse werd opgebouwd. ‘Zo kon het gebeuren dat iemand een vraag stelde en daarop verschillende antwoorden kreeg, omdat er verschillende databronnen waren. We hebben toen besloten om te bouwen aan één databank om alle vragen op één plek te laten binnenkomen.’ De gemeente Eindhoven maakt gebruik van PowerBI; de producten die worden geleverd zijn veelal rapportages en dashboards.

Stap voor stap

‘We zijn bij de opbouw van het datawarehouse stapsgewijs te werk gegaan. Iedere keer dat iemand met een vraag kwam, gingen we aan de slag en werden nieuwe bronsystemen gekoppeld aan het datawarehouse. We zijn begonnen met meer inzicht te krijgen in jeugdhulp en Wmo, waar in 2017 grote financiële tekorten waren. Bijvoorbeeld in het soort indicaties, looptijd, kosten en het aantal cliënten dat een zorg- en/of ondersteuningproduct ontvangt.’ Niet alleen het datawarehouse groeide flink de afgelopen jaren; de afdeling sturingsinformatie ging van vier fte’s naar een team met dertien fte’s. 

Kort cyclisch werken

Het grote voordeel van dit agile werken vindt Van Stiphout dat je lopende processen tijdig kunt bijsturen. ‘Als wij na drie weken een resultaat presenteren en de klant geeft aan dat de informatiebehoefte toch anders is, kunnen we daarop inspelen. We zijn dan hooguit drie weken kwijt. En door kort cyclisch te werken, leer je gaandeweg hoe je dingen anders of beter kunt aanpakken.’

Met klanten doelt Van Stiphout op beleidsmedewerkers die beleid willen evalueren, uitvoerende afdelingen die inzicht willen krijgen in processen (process mining) en financiële collega’s die onder meer uitgaven voor de Wmo en de Jeugdwet willen voorspellen. Daarnaast komen er vragen van wethouders naar aanleiding van raadsvragen en Woo-verzoeken. Sinds kort wordt er via het datawarehouse regionaal informatie verstrekt voor de Jeugdwet, omdat de gemeente Eindhoven daarvoor een regionale functie heeft. Van Stiphout: ‘Over het algemeen wordt er geen “nee” gezegd in antwoord op vragen van collega’s. Wat nog wel een aandachtspuntje is, is om meer door te vragen naar de vraag achter de vraag, zodat je echt levert waarnaar iemand op zoek is.’

Langetermijnwinst

‘Datagedreven werken is een stuk efficiënter, doordat het veel minder handwerk kost’, stelt Van Stiphout. Daarnaast noemt hij het een belangrijke toegevoegde waarde dat er nu naar één databron wordt gekeken, in plaats van dat iedereen zijn eigen Excel-bestand bijhoudt. ‘De langetermijnwinst wordt zichtbaar als je beleid en processen daadwerkelijk gaat aanpassen naar aanleiding van data. Een klanttevredenheidsonderzoek kan daarna inzichtelijk maken wat het heeft opgeleverd.’

Wat volgens Van Stiphout nog voeten in de aarde had tijdens het hele proces, was de interne afstemming om de juiste tooling te krijgen voor de koppeling tussen het datawarehouse en de bronsystemen. Vooral doordat de eigen ICT-afdeling daar qua capaciteit en prioriteitstelling onvoldoende op was ingericht en het aan een gemeentebrede datastrategie ontbrak. ‘We hebben goed kunnen leveren aan de klant, maar als je kijkt met welk gereedschap we dat hebben gedaan en nog steeds doen, dan kunnen we nog wel innoveren om efficiënter te werk te gaan.’

Datageletterdheid

In het sociaal domein van de gemeente Eindhoven is onlangs het gebruik van rapportages en dashboards geïnventariseerd. En er is gekeken waarom bepaalde rapporten – die soms met spoed zijn gemaakt – nauwelijks zijn geraadpleegd. Van Stiphout: ‘Hieruit bleek dat er soms sprake was van een mismatch tussen de vraag en het antwoord in het rapport. En in andere gevallen had de gebruiker moeite om het rapport te vinden. Als laatste speelde ook datageletterdheid een rol. Collega’s zijn niet opgeleid om met data aan de slag te gaan en bij drukte komt datagedreven werken onder aan de prioriteitenlijst terecht.’

Kijk bij andere gemeenten

Er wordt nu geïnvesteerd in begeleiding voor datagebruik. Naast de technische specialisten zijn er analisten bij het team gekomen die maandelijks overleg hebben met beleidsmedewerkers om de data gezamenlijk te interpreteren en te kijken wat je ermee kunt. Ook wordt er aangesloten bij de procesverbeteroverleggen om process mining een plek te geven. ‘Het is erg waardevol om gesprekken te voeren met de gebruikers. Het geeft inzicht in hoe men naar een dashboard of grafiek kijkt.’

Een tip die Van Stiphout graag wil meegeven over datagedreven werken: ‘Kijk bij andere gemeenten hoe ver ze zijn. We zitten allemaal in een bepaalde ontdekkingsfase, waarin de één wat verder is met het één en de ander met het ander. Leer van elkaar, in plaats van dat je allemaal opnieuw het wiel gaat uitvinden. Wij hebben in de beginfase wel gespard met andere gemeenten, maar achteraf gezien hadden we daar wat meer energie in moeten steken.’