Bijstandsvorderingen: omvang, aantal en aflossing

In de Divosa Benchmark zijn indicatoren beschikbaar om de resultaten van terugvordering en verhaal te monitoren. Die geven een beeld van wat er speelt, maar geven geen eenduidig antwoord op de vraag hoe een gemeente het doet.

Het is namelijk lastig is om de resultaten van terugvordering & verhaal in kaart te brengen en die te duiden. De Divosa Benchmark probeert met een vernieuwde set aan indicatoren in ieder geval een aantal perspectieven van het gemeentelijke debiteurenbeleid in beeld te brengen. Vervolgens is het belangrijk om die cijfers in relatie tot elkaar te bekijken en in relatie tot de beleids- en uitvoeringskeuzes van de gemeente.

Daarbij is het brede perspectief belangrijk. Gemeenten moeten geld terugvorderen bij een groep mensen met lage inkomens. Dat maakt het niet makkelijk. Bovendien hebben gemeenten een maatschappelijke doelstelling waar het niet bij past om mensen het vel over de oren te trekken. Tot slot heeft ook het aantal medewerkers terugvordering & verhaal invloed op de resultaten.

De Divosa Benchmark wil bijdragen aan een leerproces waarbij gemeenten inzicht krijgen in hun cijfers en daarover met elkaar in gesprek gaan.

Het ontstaan van vorderingen monitoren

Beleidskeuzes en kwaliteit van de uitvoering spelen rol bij ontstaan vorderingen

De afdeling terugvordering & verhaal (of debiteurenbeheer) is verantwoordelijk voor de incasso. Hun resultaten zullen echter beïnvloed worden door de kenmerken van het vorderingenbestand. En op die kenmerken heeft de afdeling geen invloed. Naast toeval spelen beleidskeuzes en de kwaliteit en efficiency van de uitvoeringsprocessen binnen de hele organisatie een rol. Het aantal uitstaande vorderingen en de ‘moeilijkheidsgraad’ om die terug te vorderen, kan sterk verschillen per gemeente en de resultaten beïnvloeden.

Een aantal voorbeelden:

• Gemeenten die een overtreding van de inlichtingenplicht pas laat ontdekken, hebben vaker hoge vorderingen. En juist hoge vorderingen blijken lastig in te vorderen. Als de invordering dan moeizaam verloopt, heeft dat dus niet alleen te maken met de kwaliteit van de afdeling terugvordering & verhaal.
• Heel veel onverschuldigde betalingen krikken de incassoquote op omdat ze makkelijk te innen blijken. Maar het laten ontstaan van een grote hoeveelheid van deze onverschuldigde betalingen kan ook een teken van inefficiëntie zijn op de afdeling inkomen/uitkeringsverstrekking. Een soepele invordering kan dan meer te maken hebben met het hoge aantal onverschuldigde betalingen dan met de kwaliteit van de afdeling terugvordering & verhaal.

Voorkom het ontstaan van onnodige vorderingen

Kortom: ook bij terugvordering & verhaal zouden gemeenten moeten denken aan preventie. Ofwel: het voorkomen dat er een vordering ontstaat. Bij vorderingen vanwege het overtreden van de inlichtingenplicht en onverschuldigde betalingen zouden gemeenten naar hun eigen processen kunnen kijken. Zijn hoge vorderingen vanwege het overtreden van de inlichtingenplicht bijvoorbeeld te voorkomen door goede communicatie en effectieve controles om te voorkomen dat fraude überhaupt ontstaat? En is het hoge aantal onverschuldigde betalingen wellicht terug te dringen?

Aantal vorderingen volgen in de Divosa Benchmark

Om het element preventie te kunnen volgen, nemen we in de Divosa Benchmark indicatoren op over het aantal nieuw ontstane vorderingen. Dit aantal relateren we aan het aantal bijstandsuitkeringen in een gemeente zodat gemeenten zich daarop kunnen vergelijken. Op het moment dat een gemeente gemiddeld genomen veel vorderingen ziet ontstaan in  een bepaalde categorie, is het zaak om na te gaan waar dit aan ligt. Uit deze factsheet is gebleken dat gemeenten hun vorderingen op een andere manier kunnen registeren. Soms wordt één vorderingen opgeknipt over meerdere maanden. Maar mogelijk kan een grote hoeveelheid nieuwe vorderingen ook worden teruggedrongen door efficiënter te werken.

De incasso monitoren

De draak die incassoquote heet

Een incassoquote berekent hoeveel van het uitstaande bedrag aan vorderingen wordt geïncasseerd. Dit is een tricky indicator:

• Niet afgeloste vorderingen blijven open staan. Deze ‘lastige’ vorderingen vormen een steeds groter deel van het vorderingenbestand waardoor de incassoquote in de loop van de tijd daalt.
• Gemeenten verschillen sterk in de mate waarin ze vorderingen afboeken. Sommige gemeenten hebben nog vorderingen open staan uit de jaren tachtig en negentig. Andere gemeenten boeken die vorderingen af. Gemeenten die niet afboeken, hebben een groter vorderingsbestand met meer ‘lastige’ vorderingen en dus automatisch een lager resultaat.

Alternatief 1: ontvangsten afzetten tegen uitgaven aan bijstandsuitkeringen

In de Divosa Benchmark kunnen gemeenten zich op de klassieke incassoquote vergelijken. Daarnaast bieden we de mogelijkheid aan om de ontvangsten op terugvordering en verhaal af te zetten tegen de uitgaven die de gemeente heeft op de bijstandsuitkeringen. Met deze laatste indicator zijn probleem 1 en 2 deels te ondervangen. Daarbij is het wel belangrijk om in het oog te houden dat de incasso niet alleen goed gaat omdat er veel onverschuldigde betalingen zijn die goed worden terugbetaald. Bij een grote hoeveelheid onverschuldigde betalingen is het misschien belangrijker om te voorkomen dat ze ontstaan.

Alternatief 2: alleen naar recente vorderingen kijken

In deze factsheet is gekeken naar vorderingen die vanaf 2013 zijn ontstaan. Het is dan mogelijk om zonder de ‘ballast’ van oude vorderingen te kijken, hoe de incasso verloopt. Probleem is natuurlijk wel, dat er opnieuw een stuwmeer aan lastige vorderingen gaat ontstaan naarmate de tijd verstrijkt. Om dit te ondervangen zullen we in de Divosa Benchmark ook kijken naar de incasso bij debiteuren met vorderingen die in de afgelopen 12 maanden zijn ontstaan.

Het CBS hanteert overigens een variatie op dit alternatief. Zij volgen voor de incasso op fraude- en boetevorderingen (door hen de incassoratio genoemd) een cohort van vorderingen die in een kalenderjaar zijn ontstaan. Zo kijken zij naar alle vorderingen vanwege het overtreden van de inlichtingenplicht en boetes die in 2013 zijn opgeboekt en kijken ze hoeveel procent van het opgeboekte bedrag in 2013 is afgelost. Hoeveel in 2014. Etc. Voor 2014 doen zij dat opnieuw. Daarna wordt het mogelijk om 2013 en 2014 met elkaar te vergelijken. (1)  CBS doet dit echter alleen voor fraude- en boetevorderingen. En alleen landelijk.

Alternatief 3 (niet werkbaar): omvang en tempo van aflossing

De omvang en het tempo van de aflossing op vorderingen leek ons een relevante indicator. Hoe groter de aflossingen zijn, hoe sneller een vordering is afbetaald. En hoe vaker er netjes betaald wordt, hoe sneller dat tot afwikkeling leidt.

Het vergelijken van gemeenten op dit soort grafieken bleek alleen een lastige zaak te zijn. Daarom hebben we besloten dit te laten rusten.

Voor de geïnteresseerde lezer vertellen we nog wel even wat we hebben geprobeerd. We keken eerst naar een aantal random gekozen vorderingen in een aantal willekeurige gemeenten. Zie bijvoorbeeld deze drie gemeenten in de onderstaande grafieken:

• Op de horizontale as staat het verloop in de tijd in maanden na het ontstaan van de vordering
• Op de verticale as het percentage van de vordering dat is afgelost
• De kleur van de stippen geeft aan of er wel (groen) of niet (rood) een betaling heeft plaatsgevonden in die maand.

Een deel van de vorderingen zijn binnen 12 maanden afbetaald. Andere vorderingen zijn na drie jaar afbetalen nog maar voor de helft afbetaald. Op een deel van de vordering wordt zeer onregelmatig afgelost. Of helemaal niets.

Met behulp van een survivalanalyse zou je in beeld kunnen brengen welk percentage van de startschuld er na x maanden is terugbetaald op nieuw ontstane vorderingen.

Tegelijkertijd zou je kunnen kijken op welk percentage van de vorderingen wordt afgelost. De theorie is dat de aflossing beter verloopt naarmate er meer aflossingen zijn.

Dit bleek grafieken op te leveren die lastig te interpreteren waren. Zie onderstaand voorbeeld van een individuele gemeente in de periode 2013:

• Op de horizontale as staat het % vorderingen waarop een aflossing heeft plaatsgevonden.
• Op de verticale as staat het percentage van de startschuld dat is afbetaald.
• De kleur van de lijn geeft het verloop van de tijd weer. Bij de startmaand van de vordering is de kleur donker, om lichter te worden naarmate de tijd verstrijkt.

Het percentage vorderingen waarop wordt afgelost (horizontale as), verschilt per maand, maar de trend is dat dit percentage gedurende de tijd afneemt. Het percentage van de startschuld dat is afbetaald, ofwel de afbouwratio (verticale as) vertoont grote sprongen heen en weer om uiteindelijk lager uit te komen dan in de startmaand. Deze gemeente was daarbij geen uitzondering.

Deze grillige grafieken ontstaan waarschijnlijk doordat er op sommige vorderingen ineens veel wordt afgelost. Op het moment dat de vordering is afgesloten of dat het de analyseperiode van 36 maanden verloopt, valt de vordering bovendien buiten de analyse waardoor het eindcijfer kan schommelen.

Deze grafieken leveren moeilijk te interpreteren informatie op. Laat staan dat gemeenten zich kunnen vergelijken met andere gemeenten.

We deden nog een poging waarbij we afgesloten vorderingen bleven meetellen en BBZ-vorderingen (vanwege hun omvang) buiten beschouwing lieten.

• Op de horizontale as staat het % vorderingen waarop een aflossing heeft plaatsgevonden.
• Op de verticale as staat het percentage van de schuld die is afbetaald. Het gaat hier om de startschuld inclusief alle daarop doorgevoerde correcties.
• De kleur van de lijn geeft het verloop van de tijd weer. Bij de startmaand van de vordering is de kleur rood, om te veranderen in oranje, geel, groen en uiteindelijk blauw naarmate de tijd verstrijkt.

Ook hier neemt het percentage debiteuren af gedurende de looptijd van de vorderingen. Ook de afbouwratio neemt af. Mogelijk is dit te verklaren doordat er steeds meer vorderingen bijkomen, dan dat er worden afgesloten. Ook deze grafiek was lastig te interpreteren of te vergelijken met andere gemeenten. Helaas pindakaas dus. Dit ging ‘m niet worden.