Handreiking Scenario's warme overdracht van COA naar gemeente

Formeel proces: digitaal klantprofiel en driegesprek

Verschillende medewerkers van het COA registreren informatie over de inburgeraar voor het klantprofiel; informatie die via het TVS met de gemeente wordt gedeeld. De COA-medewerker heeft hiermee een belangrijke verantwoordelijkheid om het klantprofiel zo volledig mogelijk samen te stellen – ook met input van collega’s. Het is van belang dat het klantprofiel regelmatig geactualiseerd en via TVS doorgezet wordt naar de gemeente. Dit gebeurt in ieder geval op de onderstaande momenten:

• na koppeling, zodra de inburgeraar hiervoor toestemming heeft verleend
• na afronding van het programma Voorinburgering (indien van toepassing)
• voorafgaand aan het driegesprek
• op moment van verhuizing

In het TVS kan de gemeente aangeven dat zij een notificatie wil ontvangen op het moment dat er iets wijzigt in een klantprofiel.

In scenario 2 kan het voorkomen dat de Voorinburgering al is afgerond voordat het PIP wordt opgesteld. In dit geval is het van belang dat de regievoerder van de gemeente het geactualiseerde klantprofiel raadpleegt. Dit kan waardevolle informatie bevatten voor de Brede intake en het opstellen van een goed PIP.

AVG-regels

Voor het delen van bewonersinformatie tussen het COA en gemeenten gelden de AVG-regels. Gemeenten moeten zich hiervan bewust zijn. Zo worden bijzondere gegevens (denk aan medische gegevens en gegevens over het gedrag van inburgeraars) niet opgenomen in het klantprofiel en dus ook niet via het TVS met gemeenten gedeeld. In een driegesprek kunnen persoonlijke, aanvullende gegevens over en met de inburgeraar uitgewisseld worden – de inburgeraar bepaalt dan zelf om deze informatie al dan niet te bespreken wanneer de gemeente hiernaar vraagt.

Vanzelfsprekend moeten gemeenten zorgvuldig omgaan met het verstrekken van TVS-accounts en er alert op zijn wie daadwerkelijk toegang moet krijgen tot deze informatie.

Informeel proces: korte lijntjes

Naast het formele proces van informatiedeling tussen gemeenten en het COA is er van alle kanten de behoefte en intentie om onderling contact te houden buiten de formele momenten om. Het sturen op de menselijke maat moet voorop staan. In het algemeen verloopt de samenwerking het beste waar de lijntjes tussen regievoerder van de gemeente en medewerker van het COA kort zijn en er bijvoorbeeld mogelijkheden zijn om tussendoor telefonisch te overleggen over de inburgeraar. Ook laat de praktijk zien dat een regievoerder van de gemeente veel sneller een bezoek aan het azc opneemt in het werkproces als de wil er is om elkaar op te zoeken en te versterken.

Leerbaarheidstoets

Een vast onderdeel van de Brede intake is de leerbaarheidstoets, afgenomen door een onafhankelijke partij. De leerbaarheidstoets geeft aan of de B1-route haalbaar is binnen de inburgeringstermijn van drie jaar. Het is de intentie dat gemeenten de begeleiding – inclusief planning – van de afname van de toets gaan doen. Hierdoor kan de toets gepositioneerd worden als integraal onderdeel van de brede intake. Op het moment dat deze handreiking gepubliceerd wordt, is nog niet bekend wat dit precies betekent voor de samenwerking tussen gemeenten en het COA.

Let op: de leerbaarheidstoets in het kader van de Brede intake is een andere toets dan de toets taalleerbaarheid die door het COA in de beginfase van de Voorinburgering voor de indeling in niveaugroepen van de NT2-lessen wordt afgenomen.