Handreiking Scenario's warme overdracht van COA naar gemeente

Wanneer starten we met de Brede intake? Dit is een belangrijke vraag voor gemeenten bij scenario 2. De wachtperiode tot huisvesting speelt hierbij een rol van betekenis.

A. Timing Brede intake en wachtperiode huisvesting

Zoals eerder genoemd bedraagt de wachtperiode tot huisvesting geregeld zes tot acht maanden. Direct na koppeling starten met de Brede intake – gelijktijdig met de Voorinburgering – garandeert een snel proces, maar kan een flinke belasting zijn voor de inburgeraar, zeker als het programma van de Brede intake intensief is. Ook bestaat het risico van een gat tussen afronding van de Voorinburgering en Brede intake en het moment van huisvesting. Om te voorkomen dat de inburgering tijdens het wachten op huisvesting stilvalt, kan het wenselijk zijn om de Voorinburgering en Brede intake aansluitend, dus na elkaar, te laten plaatsvinden. 

Let op: het PIP moet tien weken na inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP) worden vastgesteld. Inschrijving in de BRP vindt pas plaats na verhuizing naar de gemeente. Start de gemeente al in het azc met de Brede intake, dan is er dus meer tijd om tot een passend PIP te komen.

Kennismaking

De regievoerder van de gemeente doet er goed aan om in de periode van koppeling met de gemeente tot het einde van de Voorinburgering alvast een kennismakingsgesprek te organiseren met de inburgeraar. In dat gesprek is het vooral van belang dat de gemeente de tijdlijn en verwachtingen schetst en de inburgeraar alvast een beeld geeft van de lokale en regionale omgeving waarin iemand terecht komt. De medewerker van het COA zorgt voor het up-to-date houden van de informatie en het klantprofiel in het TVS. De regievoerder van de gemeente kan daaruit al informatie halen die later wellicht geschikt is voor het proces van de Brede intake.

Timing en informatie-uitwisseling

De timing van de start van de Brede intake heeft gevolgen voor de mate van afstemming tussen het COA en de gemeente. Wanneer deze gelijktijdig plaatsvinden, betekent dit dat er qua planning – zoals beschreven in bovenstaande paragraaf – meer gevraagd wordt. Start de Brede intake na afloop van de Voorinburgering, dan kan er nog meer uit informatie-uitwisseling worden gehaald; de COA-medewerker kan op dat moment immers ook de informatie meenemen uit de afronding van het programma Voorinburgering. 

Voor gemeenten die kiezen voor een kortere vorm van de Brede intake (bijvoorbeeld aan de hand van enkele gesprekken) is het waardevol om de intake af te nemen op het moment dat de Voorinburgering (bijna) afloopt. Zo kan alle informatie die tijdens de Voorinburgering opgehaald is, benut worden voor de Brede intake.
Let op: de inburgeringstermijn start na het vaststellen van het PIP. Als huisvesting hierna nog niet in zicht is, kan waardevolle tijd verloren gaan.

Driegesprek

In scenario 2 hangt het tijdstip van een driegesprek af van de behoefte en mogelijkheden van de gemeente en eventuele relevante ontwikkelingen die meegenomen moeten worden bij het opstellen van de Brede intake en het PIP. Het driegesprek kan direct na koppeling of voorafgaand aan de Brede intake plaatsvinden, maar bijvoorbeeld ook twee weken voor het moment van uitstroom naar de gemeente. 

Medewerkers van het COA ervaren dat een bezoek van de gemeente zeer positief is voor het opbouwen van een band met de inburgeraar. Dit kan onderdeel zijn van de Brede intake, maar ook ingezet worden als kennismaking met de inburgeraar.

B. Afstemmen Voorinburgering en Brede intake

Doordat de Voorinburgering en de Brede intake in scenario 2 mogelijk tegelijkertijd plaatsvinden, vraagt dit scenario om een goede afstemming tussen het COA en gemeenten. Elke gemeente geeft echter op eigen wijze vorm aan de Brede intake (bijvoorbeeld met een uitgebreid voortraject, een zogenaamde ‘brugklas’ of twee tot drie intensieve gesprekken met de inburgeraar). Welke vorm ook gekozen wordt, het is belangrijk dat een gemeente zorgt dat de Brede intake goed aansluit op het programma van de Voorinburgering. Regievoerders van gemeenten en medewerkers van het COA kunnen dit afstemmen door goede afspraken te maken over ten minste drie zaken:

1. Organisatie en planning

Voor een goede samenwerking moet de gemeente weten op welke dagdelen activiteiten van de Voorinburgering plaatsvinden om de Brede intake hierop af te stemmen – zeker als ze voor een intensieve Brede intake kiest. De gemeente kan deze informatie opvragen bij de inburgeraar. Ook met afspraken buiten het azc, bijvoorbeeld vrijwilligerswerk in het kader van participatie en integratie of afspraken bij VluchtelingenWerk moet de gemeente rekening houden.

2. Inhoud van de onderdelen

Het is belangrijk dat de gemeente weet waar er mogelijk overlap is tussen de activiteiten van de Brede intake en de Voorinburgering en waar nieuwe onderdelen aan bod komen. Herhaling is niet erg en kan voor een grote groep inburgeraars juist goed zijn, maar voor een deel van de inburgeraars is dat minder zinvol.
Als de regievoerder van de gemeente inburgeraars goed informeert over hoe het proces van de Brede intake eruit ziet, kunnen zij zich al tijdens de Voorinburgering voorbereiden op wat komen gaat – bijvoorbeeld door alvast informatie te verzamelen die relevant kan zijn voor de Brede intake. De regievoerder hoeft niet voor iedere inburgeraar in detail in te gaan op het hele inburgeringsproces, maar het helpt inburgeraars enorm als zij al een beeld hebben van de gemeente waarin zij komen te wonen en van de kansen en verwachtingen die deze gemeente en het proces bieden. 

3. Informatie over inburgeraar en uitwisseling

Zowel tijdens de Voorinburgering als de Brede intake wordt veel waardevolle informatie opgehaald over een inburgeraar. Het is van belang dat de regievoerder van de gemeente op de hoogte is van de informatie die het COA in een klantprofiel heeft opgeslagen, onder meer over het programma Voorinburgering. Zoals eerder genoemd is deze informatie beschikbaar via het TVS, waarin de COA-medewerker alle gegevens per inburgeraar up-to-date houdt.

Daarnaast is het aan te raden om – behalve het driegesprek in aanwezigheid van een COA-medewerker – gesprekken in te plannen met de inburgeraar over daadwerkelijke huisvesting; dit om het contact met de inburgeraar te onderhouden en goed zicht op hem of haar te hebben. Zo ontstaat al een breder beeld van de achtergrond van de inburgeraar op alle leefdomeinen en over de mate waarin hij of zij zich ontwikkelt tijdens de Voorinburgering. Uiteraard is het, zoals eerder benoemd, van belang dat de regievoerder van de gemeente en de medewerker van het COA elkaar weten te vinden en in contact blijven als dit nodig en gewenst is.