Leidraad monitoring vroegsignalering
Laatste update:2 Algemene uitgangspunten monitoring en evaluatie Vroegsignalering
Registratie op orde
Een belangrijke informatiebron voor monitoring en evaluatie zijn registratiesystemen. Voor een zorgvuldige monitoring moet de registratie op orde te zijn. Als dat niet het geval is, kan de monitoring onjuiste en/of onvolledige gegevens bevatten, met als mogelijk gevolg verkeerde conclusies over de effectiviteit van het beleid. Om de registratie binnen de gemeente op orde te krijgen en te houden zijn er twee zaken van belang:
Capaciteit voor registratie: Er moet met de berekening van de caseload van de professionals rekening worden gehouden dat een deel van hun werkzaamheden bestaat uit het registreren van bijvoorbeeld de gesprekken met inwoners.
Aandacht voor registratie: Professionals moeten op de hoogte zijn over het belang van registratie. Neem de professionals die registraties uitvoeren mee in de gestelde doelen van vroegsignalering van schulden en de informatie die verzameld moet worden om deze doelen te monitoren. Het maken van afspraken over eenduidige registratie is hierbij ook van belang.
De volgende hoofdstukken gaan dieper in op de wijze van registreren om te zorgen voor volledige en goed vergelijkbare data.
Het dossier 'loopt'
Het belang van het goed doornemen van registraties met het hele team dat betrokken is bij vroegsignalering, blijkt uit een voorbeeld van de gemeente Harlingen. In RIS was het mogelijk om aan te vinken dat het 'dossier loopt'. Vroegsignaleerders bleken dit vast te leggen op het moment dat het dossier was overgedragen aan Humanitas en zij er mee verder gingen.
Dat is een logische gedachte vanuit het perspectief van de inwoner / het dossier, maar niet als je uitgaat van de knip die zit in het proces van vroegsignalering naar de verdere hulpverlening. Immers als het dossier is overgedragen, is het dossier voor vroegsignalering afgerond.
Kijk dus goed samen met de collega’s die de registraties doorvoeren hoe datgene wat zij op dossierniveau invullen terugkomt in de managementrapportages. Als dit helder is, kun je gezamenlijk eenduidige afspraken maken over wat nodig is en hoe je dat vastlegt.