Leidraad monitoring vroegsignalering
Laatste update:3 Divosa Monitor Vroegsignalering Schulden
Wat vind je terug in de Monitor Vroegsignalering?
In het volgende hoofdstuk wordt bij de verschillende onderdelen van monitoring aangegeven welke informatie je terug kan vinden op het dashboard van de Divosa Monitor Vroegsignalering Schulden. In bijlage 1 is een tabel opgenomen met daarin alle informatie op een rij die terug te vinden is in het dashboard.
Vergelijkingen maken
Op dit moment is het mogelijk om in het dashboard te vergelijken tussen cijfers van jouw gemeente(n), het landelijk gemiddelde en verschillende vergelijkingsgroepen. Er kan worden vergeleken op basis van verschillende kenmerken zoals studentenstad, arbeidsmarktregio of provincie. Vergelijkingen kunnen zinvol zijn om de eigen cijfers verder te duiden en/of ook interessante aanpakken bij andere gemeenten te ontdekken.
Om zinvolle vergelijkingen te kunnen maken is het belangrijk dat de registraties (input) voldoende overeenkomen. Bij de meeste gemeenten zijn één tot vijf personen verantwoordelijk voor registraties in RIS of VPS. In sommige gemeenten is er zelfs sprake van een groter team dat deze registraties doorvoert. Het is daarom aan te bevelen om duidelijke afspraken te maken over wat wordt vastgelegd en hoe dat moet gebeuren.
Uit analyse van cijfers uit RIS en VPS over 2021 blijkt dat er verschillen zijn in de wijze van registratie en om welke informatie het gaat. Hieronder volgen enkele aanbevelingen voor eenduidige registratie.
Wat is nodig voor eenduidige en kwalitatief goede data?
Advies aan alle gemeenten
- Vergelijk de vroegsignalen met de administratie van SHV en leg 'bekend bij SHV' vast in in RIS/VPS. Voor sommige gemeenten kan dit via een automatische koppeling, voor andere geldt dat dit alleen handmatig kan.
- Registreer in VPS/RIS alle contactpogingen om een hulpaanbod te doen. We zien nu regelmatig dat met name schriftelijke contactpogingen niet worden vastgelegd.
- Waar mogelijk hulp acceptatie / reactie op hulpaanbod ook na 28 dagen vastleggen. In VPS is het mogelijk afgesloten dossiers hiervoor nog weer te openen.
Advies aan gemeenten die gebruik maken van RIS
- Registreer het type contactpoging in RIS en maak daarbij gebruik van de categorieën: 'huisbezoek, telefoon, e-mail, SMS/WhatsApp, flyer/kaart, anders'.
- Zorg dat de uitkomst van een contactpoging altijd wordt vastgelegd. We zien nu veel contactpogingen terug waarbij niet bekend is of de inwoner is bereikt. Dit is met name het geval bij schriftelijke contactpogingen (e-mail, SMS, brief). Het is mogelijk om in te stellen dat er automatisch een tussen- en eindresultaat wordt vastgelegd na bijvoorbeeld 14 of 28 dagen. Dit wordt geadviseerd om de datakwaliteit van de Divosa Monitor te vergroten.
- Registreer de uitkomst van een melding (dossier). Het gaat hierbij om het wel of niet accepteren van hulp.
- Registreer bij hulpacceptatie ook type hulp. We zien nu meldingen waarbij wel 'wil hulp' is geregistreerd maar niet welk type hulp.
Advies aan gemeenten die gebruik maken van VPS
- Maak een dossier van alle signalen. We zien nu dat er van veel enkelvoudige signalen geen dossier is. De contactpogingen die je vastlegt bij enkelvoudige signalen, komen niet terug in de monitor. Het advies is om van alle enkelvoudige signalen een dossier te maken. Dit komt dan terug in de monitor als melding én de contactpogingen die hierbij worden geregistreerd zijn terug te zien. Tevens kan je van deze contactpogingen ook vastleggen wat de uitkomst is. Bij contactpogingen bij enkelvoudige signalen kan dit niet. Zo kan er dus niet worden gemonitord wat de effectiviteit van deze pogingen is.
- Registreer de uitkomst van contactpogingen ook als deze automatisch zijn vastgelegd. Als je een brief hebt verstuurd en hierop volgt een telefonische reactie, dan kan dit bij de contactpoging van de brief worden geregistreerd. Hiervoor moet je wel een dossier aanmaken.