Divosa Monitor Vroegsignalering Schulden • Jaarrapportage 2023

Van alle contactpogingen waarbij de contactvorm is geregistreerd, komen het sturen van brieven, e-mails en telefoontjes het meeste voor. Deze worden althans het meeste geregistreerd. Het komt voor dat er wel een contactpoging is gedaan, maar dat dit niet is vastgelegd in VPS of RIS. Oorzaken hiervan zijn: 

• Geen registratie van contactpoging bij automatische berichten. Het merendeel van de gemeenten stuurt automatisch brieven, e-mails of sms’jes vanuit het softwaresysteem. Het is aan de gemeenten om deze als eerste contactpoging vast te leggen. Van de ondervraagde gemeenten geeft 60% aan dit te doen, 20% doet dit niet en 20% weet het niet. 
• Registratie in ander systeem. Een enkele gemeente heeft het beleid om alleen het eindresultaat te registreren in RIS of VPS. Soms kan dit ook voortkomen uit het feit dat eerdere contactpogingen in een eigen registratiesysteem worden vastgelegd. 
• Eén contactpoging registreren bij herhaalde pogingen via dezelfde benaderingswijze. Vroegsignaleerders kunnen bij drie pogingen om iemand thuis te treffen via een huisbezoek, dit als één contactpoging ‘huisbezoek’ registreren, omdat dit aantal pogingen de standaard werkwijze is binnen de organisatie. Dit kan ook gebeuren als een andere organisatie betrokken is bij de opvolging van de signalen. Het hangt dan van de gemaakte afspraken af of in RIS en VPS ook alle contactpogingen worden genoteerd. Zo komen bij uitbesteding van telefonisch contact via een callcenter niet alle belpogingen terug in de vroegsignaleringssoftware, maar alleen het eindresultaat.
• Hanteren van ‘bundel’ van contactvormen. Sommige organisaties hebben als werkwijze om voorafgaand aan een huisbezoek eerst een brief te sturen en te bellen voordat ze op huisbezoek gaan. De brief en belpoging worden dan gezien als onderdeel van de contactpoging ‘huisbezoek’ en worden niet meer apart geregistreerd. 
• Medewerker vergeet contactpogingen te registreren. Door drukte of beperkte aandacht ervoor kan de registratie er bij inschieten. 
• Registratie tot het eerste contact. Eén op de elf gemeenten registreert alle contactpogingen totdat het eerste contact is gelegd met een inwoner. Alle (pogingen tot) contact na het eerste contact, bijvoorbeeld omdat men een vervolgafspraak heeft, staan niet in het systeem vermeld. 

Onderstaand figuur geeft dus niet volledig de praktijk weer. Het is echter wel zo dat zeven op de tien gemeenten aangeeft dat zij in principe alle contactpogingen registreren. Bij de meerderheid zouden de registraties dus een weerspiegeling zijn van hun daadwerkelijke inspanningen om inwoners te bereiken. 

Waar bovenstaande figuur de verhouding in contactpogingen tussen de contactvormen weergeeft, laat  onderstaande figuur zien hoe vaak iedere contactvorm elk kwartaal is ingezet, waarbij het weergegeven is per 10.000 inwoners. Met name het aantal geregistreerde brieven, e-mails en sms’jes is in 2023 iets toegenomen. Dit kan te maken hebben met de mogelijkheden vanuit de softwareleveranciers, waardoor het makkelijker is om automatisch gegenereerde berichten vast te leggen. Of dat gemeenten nu meer de werkwijze hebben om echt alle contactpogingen te registreren.