Handreiking briefadressen en het voorkomen van dakloosheid
Laatste update:3 Proces van aanvraag en besluit
3.4 Praktisch: verstrekken van het adres
De opdracht aan gemeenten:
- Elke gemeente moet een briefadres kunnen verstrekken.
- Een briefadres is niet tijdelijk, tenzij er sprake is van een uitzonderingssituatie.
1. Een briefadres verstrekken
Wanneer de gemeente oordeelt dat een briefadres wordt verstrekt, is er een aantal praktische opties: de aanvrager heeft zelf een briefadresgever, de gemeente wijst een briefadresgever aan, of de gemeente fungeert zelf als briefadresgever.
- Briefadresgever: aanvragers hebben in dat geval zelf een kennis of familielid die briefadresgever is. Het woonadres van deze briefadresgever wordt dan genoteerd als het briefadres. Sommige gemeenten stellen hier wel voorwaarden aan, om fraude of uitbuiting te voorkomen. Zo wordt het briefadres doorgaans niet geregistreerd wanneer er een (adres)onderzoek loopt naar het woonadres dat als briefadres wordt opgegeven, of wanneer het opgegeven briefadres niet bewoond is.
- De gemeente wijst een briefadresgever aan: de meeste gemeenten kennen de mogelijkheid om een briefadres te verstrekken op het adres van een instelling of instantie in de gemeente. De gemeente moet daarvoor de betreffende instantie, zoals het Leger des Heils, de GGD, de Sociale Dienst of de maatschappelijke opvang, formeel aanwijzen als rechtspersoon die briefadresgever kan zijn. In de meeste gevallen worden deze afspraken ondersteund door contracten of convenanten.
Wanneer in een gemeenten geen rechtspersonen zijn aangewezen als mogelijke briefadresgevers, moet de gemeente zelf in een briefadres voorzien. De gemeente fungeert dan zelf als briefadresgever (zie hieronder) om zo ook zelf de relatie met de aanvrager te behouden.
De gemeente kan eventueel ook een afspraak maken met een niet-hulpverlenende organisatie in de gemeente. Eén kleine gemeente heeft hiervoor een overeenkomst gesloten met de lokale kantoorvakhandel waar een PostNL-punt in is gevestigd. Zij kunnen fungeren als briefadresgever voor aanvragers in deze gemeente. Wanneer er een organisatie is voor maatschappelijk werk heeft dit de voorkeur, onder andere omdat het ophalen van post dan gelijktijdig een contactmoment kan zijn voor hulpverlening (zie ook paragraaf 3.5).
- De gemeente fungeert als briefadresgever: de gemeente kan ook zelf optreden als briefadresgever. Daarbij is het noodzakelijk dat de poststukken voor briefadresnemers goed worden gescheiden van de poststukken die voor de gemeente bestemd zijn. Sommige gemeenten gebruiken hiervoor een apart adres van de gemeente.
Voorbeeld
Een kleine gemeente vertelt wat er nodig was om het briefadres op het gemeentekantoor mogelijk te maken:
'Het begint ermee dat we nu alle post die binnenkomt screenen. Voorheen werd alle post uit de brievenbus automatisch opengemaakt en gescand, dat kan nu dus meer niet gebeuren want dan schenden we het briefgeheim van de briefadreshouder. We hebben een aparte plek ingericht waar deze post bewaard wordt. Dat vraagt ook afspraken met de briefadresnemer, die eens in de zoveel tijd langs moet komen om de post op te halen. Bij mensen in de gevangenis bleek dit nog wel lastig: die kunnen de post natuurlijk niet zelf komen ophalen. Maar er komen dan wel aanmaningen binnen, of er staat een deurwaarder voor de deur. Nu wordt de post opgespaard en één keer per kwartaal per aangetekende brief doorgestuurd.'
Voorbeelddocument
- Op de website van RvIG is een Q&A te vinden, waarin praktische vragen over bijvoorbeeld de bewaartermijn van poststukken worden beantwoord.
2. Tijdelijkheid van het briefadres
Er is geen wettelijke grond voor het tijdelijk verstrekken van een briefadres: in principe kan een briefadres niet verlopen. Wel kan de gemeente van de briefadresnemer vragen periodiek de post te komen ophalen. Zo blijven inwoners toch in beeld. Daarbij is het ook mogelijk vooraf aan te geven wanneer adresonderzoek volgt, wat kan leiden tot beëindiging van het briefadres. Zo kan een gemeente stellen dat wanneer iemand een aantal maanden de post niet heeft opgehaald en ook niet (meer) bekend is bij hulpverleners in de gemeente, niet langer is vast te stellen of iemand nog in de gemeente/in Nederland verblijft.