Handreiking Opzetten trainingsaanbod ondermijnende criminaliteit en het sociaal domein

Waar let je op als je een workshop gaat geven?

 Belangrijk is altijd:

• Wat is het doel, wat wil ik bereiken en wat heb ik daarvoor nodig? Wil je alleen aan kennisoverdracht doen of gezamenlijk een proces vormgeven? Dat maakt nogal een verschil. Kennisoverdracht kan via een webinar: het is een bijeenkomst met toehoorders waar weinig interactie nodig is. Als je het fysiek doet, is een theateropstelling het meest handig. Je kijkt dan naar de bereikbaarheid van de locatie. Als je gezamenlijk een proces wilt vormgeven, zijn een aangename inrichting en sfeer veel belangrijker.
   
• Zorg dat mensen zich welkom voelen. Ook bij een webinar kun je mensen vriendelijk ontvangen. Probeer met dit welkom meteen een ‘laagdrempelige’ sfeer te creëren, zodat mensen er zo weinig mogelijk geforceerd bij zitten. (‘We hopen er voor iedereen een prettige bijeenkomst van te maken, dus als er iets mankeert, laat het gerust even weten.’)
   
• Als je nog niet vaak een workshop of training gegeven hebt, is het handig om alles zoveel mogelijk van tevoren ‘in het echt’ door te lopen op locatie. Dan kom je waarschijnlijk allerlei details tegen waar je niet aan hebt gedacht. Bijvoorbeeld: de akoestiek, is het te warm of koud in een ruimte, kunnen er ramen open, doet de apparatuur het, kunnen deelnemers zelf koffie pakken of wordt dat geserveerd? Is er voldoende ruimte, hoe dicht zitten deelnemers op elkaar, zijn er voldoende toiletten?

  Deze details zijn belangrijk voor de kwaliteit van de training: als het benauwd is, vallen mensen in slaap, als de akoestiek slecht is, is de concentratieboog beperkt omdat mensen heel veel moeite moeten doen om te luisteren. Dit leidt allemaal af van het doel van een training.  

Belangrijke elementen

De locatie en de ruimte

• Waar wil je de workshop geven? Op het gemeentehuis zelf (praktisch, gaat om inhoud) of op een trainingslocatie (proces is belangrijk, mensen moeten even uit hun werkomgeving om met elkaar in gesprek te raken)
• Is de bereikbaarheid belangrijk? Bijvoorbeeld als mensen van ver moeten komen of als je wilt dat deelnemers snel een uurtje bij elkaar kunnen komen tussen hun andere werkzaamheden.
• Hoe richt je de ruimte in?
  • Kring: doel is dat mensen elkaar zien en met elkaar in gesprek kunnen
  • Theateropstelling: kennisoverdracht
  • Café-opstelling: de setting is niet heel formeel maar mensen hebben wel  een tafel nodig voor laptop
  • Als tafels in een vergaderopstelling staan, komen deelnemers snel in een ‘vergadermodus’: past dat bij je doel?
• Moet er ruimte zijn voor uiteengaan in groepen? Wil je dat in dezelfde ruimte of zijn sub-ruimtes juist van belang?
• Hoe is de akoestiek, de uitstraling (formeel, aangenaam), hoe is licht en lucht?
• Welke hulpmiddelen zijn nodig? Zijn die ook aanwezig? (Scherm, flapover, stiften, enz) En: functioneren ze en hoe dan? Altijd checken!
• Wil je alleen koffie, thee en water of ook koekjes? Is er ruimte om na afloop nog wat te drinken, wat serveer je dan? Alcohol is steeds minder gebruikelijk.
• In het algemeen geldt: hoe aangenamer en passender de ruimte en de voorzieningen daarin, hoe meer dat bijdraagt aan het doel van de training. Irritaties leiden af.

Groepsgrootte

Aan de hand van je doel bepaal je de groepsgrootte. Kennisoverdracht kan met een grote groep, aan het werk gaan om een proces vorm te geven kan alleen in kleinere groepen waarin mensen contact met elkaar kunnen maken. Hoe meer het over processen vormgeven gaat, hoe preciezer het komt wat betreft groepsgrootte. Dat geldt ook voor het uiteengaan in kleinere groepen. In de regel ga je bij andere werkvormen dan kennisoverdracht uit van groepen van 10 tot 15 deelnemers.

Uiteengaan in werkgroepen is in de regel in groepen van drie of vier. Maar ook hier geldt: wat is je doel en hoe wil je dat bereiken? Uiteengaan in tweetallen geeft een heel andere dynamiek dan in drie- of viertallen. In tweetallen zijn deelnemers sterk op elkaar aangewezen.

Belangrijk bij het uiteengaan in kleinere groepen:

• Kennen deelnemers elkaar of moeten ze eerst nog kennismaken?
• Zijn deelnemers afkomstig uit verschillende domeinen en moeten de domeinen ook kennismaken?
• Is er hiërarchisch verschil?
• Wil je dat iedereen aan het woord komt?
• Gaat het er om dat deelnemers in de kleinere groepen in gesprek raken, hoeveel tijd hebben ze dan nodig?

In het algemeen geldt dat uiteengaan in groepen betekent dat zo’n kleine, nieuwe groep zich ook nog even moet vormen. Daar is wat tijd voor nodig. Voor beginnende trainers is het vaak lastig de benodigde tijd goed in te schatten; de neiging is vaak die te kort te nemen. Als je ziet dat een groep eerder klaar is, kijk dan even of andere groepen ook klaar zijn of dat deze groep gewoon even wacht. Dat vinden mensen in de regel helemaal niet vervelend.

En een andere tip: het is meestal niet nodig om als trainer of begeleider bij de groepen langs te gaan om te kijken of het goed loopt. Dan verstoor je eerder het proces dan dat het bijdraagt.

Programma

Ook hier speelt het doel natuurlijk een hoofdrol, ieder programma is maatwerk. Maar toch zijn er vaste elementen:

• Ontvang deelnemers vriendelijk en als het kan persoonlijk
• Introductie:
  - Heet iedereen welkom 
  - Waar gaat het vandaag om? (Doel) 
  - Hoe gaan we dat aanpakken (Planning, hoe laat pauze) 
  - Praktische zaken
• Indien nodig: voorstelrondje met instructie. Wat wil je dat deelnemers zeggen en hoe lang mag dat duren? Bijvoorbeeld: naam, functie en in het kort waarom je hier bent.
  Valkuil is dat dit voorstelrondje te lang duurt. Of omdat er te veel deelnemers zijn, of omdat deelnemers te lang praten. Bij te veel deelnemers: doe geen rondje maar werk met naamplaatjes. Bij te lang praten: grijp snel in. Mensen begrijpen dat ook. Dat kan bijvoorbeeld door daar op voorhand al iets van te zeggen: ‘We zijn met velen, dus hou het kort.’ Maar ook door te corrigeren als iemand te lang heeft gesproken: ‘Dit was heel interessant, maar als we allemaal zo uitgebreid zijn, duurt het te lang. Dus graag iets korter.’ Het kan gebeuren dat de volgende deelnemer dan toch nog te lang van stof is: ‘Dit komt al in de buurt, maar het mag nog ietsje korter’.
• Spreker(s)/werkvormen
• Pauze (niet te kort).
  Een pauze is ook een informeel deel van het programma en juist in dat informele deel raken deelnemers vaak in gesprek. Dat is vaak een onderschat element en effect van een trainingsbijenkomst.
• Spreker(s)/werkvormen
• Afsluiting.
  Het is belangrijk altijd duidelijk af te sluiten en de bijeenkomst af te ronden. Dat kan door iedereen te bedanken, door een rondje te doen (geef met een woord of zin aan hoe je het hebt gehad), door vervolgstap in herinnering te roepen.

Werkvormen

Er zijn veel verschillende werkvormen, te veel om op te noemen. Als beginnend begeleider of trainer kun je het eenvoudig houden door zoveel mogelijk voor jezelf te bedenken wat het doel is en welke eenvoudige werkvorm daarbij past. En oriënteer je daarvoor op internet: dan krijg je ook een beeld welke werkvormen bij welke doelen passen.

De meest voor de hand liggende werkvorm is uiteengaan in groepen van vier deelnemers met een opdracht en instructie over hoe de terugkoppeling gaat plaatsvinden. Daar kom je al een eind mee.

Over de terugkoppeling: meestal is het dodelijk voor de energie als ieder groepje gevraagd wordt terug te koppelen over wat er is besproken. Dat duurt vaak heel lang. Vraag een of twee groepen iets te vertellen óf vraag wel iedere groep te reageren, maar dan met het vertellen van de uitkomst of stellingname. Soms is het zelfs niet nodig terug te koppelen.

Voor de trainer of begeleider is het uiteengaan in groepen vaak lastig, omdat ze zelf dan even ‘buiten spel’ staan. Maar voor deelnemers is het juist het moment waarop zij zelf actief kunnen worden, in gesprek kunnen raken en kennis en ervaring opdoen.