Handreiking Verrekenen inkomsten uit parttime ondernemerschap

Laatste update:

2 Aan de slag met parttime ondernemen

Stap 3 Instroom & starten

Idealiter start een deelnemer pas met parttime ondernemen wanneer de opzet, voorwaarden, rechten, plichten en mogelijkheden helder zijn doorgesproken. Dan pas kan de klant bewust een afweging maken van de voor- en nadelen.

Het verlenen van officiële toestemming (veelal vastgelegd in een beschikking vanuit de gemeente) is belangrijk voor de borging van de regels en afspraken die daarmee officieel gemaakt worden. Vervolgens start de klant met parttime ondernemen, meestal door middel van een aantal voorbereidende bijeenkomsten of gesprekken. Denk bijvoorbeeld aan een training ‘Goede administratie als voorwaarde voor succes’ (als basis voor een goed pto-proces, zie hieronder), uitleg over de regels van de Belastingdienst en bijbehorende verplichtingen, en bijvoorbeeld workshops rondom verschillende ondernemersvaardigheden.

Dergelijke bijeenkomsten kunnen in groepen plaatsvinden of één op één, afhankelijk van de mogelijkheden van de klant en gemeente. Bij sommige gemeenten zijn dergelijke bijeenkomsten een verplicht onderdeel van het startproces, bij andere op basis van vrijwillige inschrijving. Er zijn ook gemeenten die geen training of (start)begeleiding aanbieden.

De pto-course was heel spannend voor mij!

[Lachend:] We zaten met 25 mensen, allemaal Nederlanders. Ik was de enige buitenlander. En ze praatten allemaal zo snel! Ik was nog heel langzaam haha. We deden elke maand een workshop van 4 uur. Ik moest dan allemaal vragen beantwoorden en dat vond ik best eng. Maar iedereen was heel aardig gelukkig.

- Dima

Een voorbeeld van het Regionaal Bureau Zelfstandigen (Rbz) in Zwolle

Hieronder zie je een een concreet voorbeeld hoe je de jaaropzet kunt vormgeven. Je leest op welke structuur en inhoud de pto'ers worden voorbereid tijdens de startfase. De oriëntatienotitie, de aanvullende handleiding en de administratietool die het Rbz meegeeft, kun je downloaden ter informatie.

Voorbeeld jaaropzet

Doorverwijzing vanuit de gemeente via een consulent Werk
Oriëntatiegesprek en oriëntatienotitie met aanvullende informatie (pdf, download)
Online aanvraag door de inwoner voor toestemming tot pto
Toekenning van de pto-aanvraag door het Rbz (beschikking)
Uitdelen aanvullende handleiding pto (pdf, download) en verplichte administratietool (xls, download)
Administratietraining aan de hand van de administratietool
Maandelijkse netwerkbijeenkomsten met andere pto'ers
Halfjaarlijks begeleidingsgesprek met consulent van het Rbz
Jaarlijks inleveren van de jaarcijfers + aangifte inkomstenbelasting
Eindafrekening middels een beschikking met betrekking tot nabetaling gemeente of een eventuele vordering
Jaarlijkse voortgangs-/verlengingsgesprek

In Nederland gaat alles helemaal anders dan in Syrië. Ik kreeg elke maand informatie over een onderwerp. In het begin moest ik telkens ook dingen aan mijn consulent vragen. Dat kon en we hadden altijd alles op papier én in de mail. Dat was fijn.

Maar om eerlijk te zeggen, ik heb ook veel informatie zelf gevonden. Of ik maakte een fout en dan kreeg ik opeens een boete ofzo. Ik heb gelukkig veel vrienden die Nederlands spreken en me dan hielpen. Zo leerde ik alles snel. Want het pto-traject is langzaam. Dat is voor veel mensen handig maar niet voor mij! Ik was te snel! Ik heb me ingeschreven bij de KvK en de volgende dag had ik al een klant.

- Dima

Goede administratie als voorwaarde voor succes

De meeste mensen willen niet alleen eerlijk werken, ze durven ook niet anders vanuit de angst voor boetes vanuit de gemeente en Belastingdienst. Ze zijn echt bang om fouten te maken en per ongeluk gezien te worden als fraudeur bijvoorbeeld.

- Consulent

Door de meeste gemeenten wordt een duidelijke, kloppende administratie gezien als dé basis van een goede pto-uitvoering. Het zorgt voor de juiste jaarcijfers van de inwoner om het inkomen vast te kunnen stellen en dat is zowel in belang van de pto'er zelf als voor de gemeente en de Belastingdienst. Overigens hebben niet alle gemeenten die we gesproken hebben ook een specifieke aanpak op dit thema.

De grootste bottleneck van pto is de kennis en begeleiding vanuit gemeenten. Vooral waar het gaat om de administratie want dat vinden pto'ers vaak lastig. Ze raken enorm in de stress als ze bang zijn dat er iets niet klopt en dan is er geen ruimte meer in hun hoofd voor het ontwikkelen van ondernemerschap. Ze zitten zich dan continue zorgen te maken over of het allemaal wel goed komt.

De gemeenten die wel een heldere aanpak hanteren geven aan dat je een duidelijke en kloppende administratie op de volgende manier kunt faciliteren:

Heldere informatie geven (mondeling en schriftelijk) over het nut en noodzaak van de administratie.
Training in het gebruik van een eenvoudig administratieprogramma.
Uitgebreide aandacht besteden aan de regels van de Belastingdienst.
Laagdrempelig bereikbaar zijn voor vragen en ondersteuning.

Onder andere Zwolle, Hardenberg en Leeuwarden maken gebruik van hetzelfde eenvoudige Excel-bestand, dat aan iedere pto'er wordt aangeboden. Je kunt dat bestand hier downloaden voor eigen gebruik (xls).

Dat administratiesysteem is echt heel fijn. Heb je het gezien? Het is makkelijk om te lezen en ik kreeg er ook goede uitleg bij. Ik gebruik het nog steeds. Heel handig dat er een automatisch totaalplaatje uitkomt.

- Pto'er

Let op! Het blijkt een reëel risico dat inwoners onder bijstandsniveau uitkomen (over een jaar berekend) wanneer de administratie niet klopt, incompleet is of niet gecontroleerd wordt. Lees hier meer over in Stap 6, Controle.

Administratieangst

Van de meeste gemeenten horen we dat inwoners vaak erg bezorgd zijn over de administratie. Enerzijds omdat ze niet goed begrijpen hoe je een goede administratie bijhoudt, anderzijds omdat ze meestal weinig kennis hebben van de regels van de Belastingdienst. Dit pleit voor het aanbieden van training en begeleiding zodat het risico op (onbewuste) fouten kleiner wordt. Dergelijke fouten kunnen grote impact hebben op iemands leven, zeker als het problemen met de Belastingdienst tot gevolg heeft. Dit maakt pto voor veel inwoners dan ook een onzekere, spannende keus.

Komt het wel goed met de cijfers? Wat nou als ik per ongeluk een fout maak? Moet ik straks dan heel veel geld terugbetalen? Dit zijn terechte vragen die heldere antwoorden verdienen. Het zijn tevens vragen die ook regelmatig spelen bij gemeenten zelf en waar de betrokkenen niet altijd een helder antwoord op hebben. Expertise, helder beleid, duidelijke communicatie en regelmatig contact met de klant zijn dan ook in het belang van zowel de klant als de gemeente. Zo worden fouten voorkomen en kan de inkomensstabiliteit van de klant zo goed mogelijk gegarandeerd worden.

[…] Wat je ziet is dat het super simpel moet zijn. Je moet eigenlijk geen enkele twijfel toelaten. Je legt het programma uit en zegt gewoon: “Zo moet je het doen.” Mensen vinden dat prettig, dan gaan ze het snappen en krijgen ze de ruimte voor hun ontwikkeling.

- Gemeentelijk pto-expert

Goede begeleiding als voorwaarde voor succes

Naast administratie is het thema begeleiding een van de meest genoemde onderwerpen waar het gaat om een goede pto-aanpak.

De begeleiding wordt meestal gegeven door de consulent van het bureau zelfstandigen waar pto is ondergebracht of door een werkconsulent, soms in combinatie met een inkomensspecialist. De volgende kenmerken blijken van belang:

Eén vaste begeleider en aanspreekpunt voor de pto'er.
Regelmatig contact, minimaal één keer per half jaar.
Ondersteuning bij (en controle op) de administratie.
Laagdrempelige bereikbaarheid; rechtstreekse nummers, persoonlijk contact.
Tijd en ruimte voor het opbouwen van een vertrouwensband.
Heldere, eenduidige informatie over pto (zowel mondeling als schriftelijk).
Realistische verwachtingen van de pto'er; inkomsten genereren staat niet voorop.

Je moet alles zelf vragen. Ik heb nog nooit meegemaakt dat ze uit zichzelf iets aanbieden qua begeleiding of ondersteuning. En het zou beter zijn als er maar één contactpersoon was in het geval van vragen of problemen. Nu was het steeds de vraag wie ik bij een vraag/probleem moest benaderen. Dat geldt ook voor de informatie. Hoe duidelijker ze dat maken hoe beter! Qua rechten en plichten, verrekenbare bedrijfskosten, etc... Er zijn nog verschillende zaken onduidelijk.