Handreiking Verrekenen inkomsten uit parttime ondernemerschap

Gemeenten verrekenen parttime ondernemen op basis van de voorlopige (drie)maandelijkse of jaarlijkse cijfers. Anders dan bij loondienst is er namelijk nog geen belasting betaald over het inkomen. Dit gebeurt op z’n vroegst in mei het jaar erop, na de aangifte inkomstenbelasting. Pas daarna kan het definitieve (netto) inkomen worden bepaald.

Let op! Niet alle gemeenten hebben een jaarlijks controlemoment na de IB-aangifte. In de volgende paragraaf, C1. Bruto verrekenen, zie je waarom het belangrijk is om hier rekening mee te houden.

Bij het verrekenen zullen gemeenten de volgende vragen tegenkomen:

• Hoe maak je een goede schatting van de voorlopige inkomsten? Schat je op basis van wat mensen doorgeven of schat je op basis van verwachtingen vooraf?
• Hoe vaak ga je verrekenen? Doe je dat (drie)maandelijks of jaarlijks?
• Verreken je bruto of netto?
• Hoe ga je om met zakelijke kosten?
• Hoe ga je om met hoge incidentele kosten?
• Hoe ga je om met de vrijlating?

In Stap 4, Inkomsten doorgeven hebben we al gesproken over de mogelijke antwoorden op vraag A en B. Hieronder bespreken we de relevante overwegingen bij de overige onderwerpen.

C1. Bruto verrekenen

Gemeenten korten meestal het bruto inkomen dat klanten doorgeven. Dit gaat volgens de vuistregel: “Omzet minus kosten = resultaat”.

Let op! Binnen gemeenten levert dat nog weleens verwarring op. Zo wordt er door medewerkers soms gezegd dat er nétto verrekend wordt. Want, ‘De bijstand is een netto-uitkering, dus we korten altijd netto.’ Als het gaat om inkomsten uit ondernemerschap is dat voor de inwoner echter feitelijk niet het geval.

Weliswaar verrekent de gemeente het bedrag dat de klant heeft doorgegeven, maar over dit bedrag is – in tegenstelling tot een situatie waarin de klant in loondienst zou zijn – nog geen inkomstenbelasting en premie Zvw betaald. Pas wanneer de belastingaanslag is meegenomen in een herberekening vanuit de gemeente (het jaar erop na de IB-aangifte), kan de bruto verrekening dus worden omgezet naar een netto verrekening.

Let op! Dit betekent dus dat de gemeente maandelijks nog geen rekening houdt met de belastingdruk. Wanneer de pto'er in het jaar erop de aanslag inkomstenbelasting binnenkrijgt van de Belastingdienst, behoort deze aanslag dus in principe voor rekening van de gemeente te komen. Echter niet alle gemeenten zijn zich hier bewust van of handelen hier actief naar.

Let op! Het is belangrijk dat gemeenten hun inwoners erop wijzen dat ze deze aanslag vergoed kunnen krijgen. Als daar niet duidelijk over gecommuniceerd wordt of de aanslag om andere redenen niet bij de gemeente terecht komt, schiet de klant hierdoor namelijk onder bijstandsniveau. Verhalen uit de praktijk laten zien dat dit nog regelmatig voorkomt.

C2. Netto verrekenen

Er zijn ook gemeenten die een maandelijkse inschatting maken van de inkomstenbelasting die nog moet worden afgedragen. Dit gebeurt dan bijvoorbeeld op basis van een administratieprogramma waar de benodigde belastingtabellen al in zijn verdisconteerd. De gemeente kan de netto schatting alvast in mindering brengen op de maandelijkse verrekening. De pto'er houdt dan dus maandelijks meer geld over dan bij een bruto-verrekening. Dat is op korte termijn een voordeel. Op langere termijn moet hier echter nog wel de inkomstenbelasting van betaald worden. De klant moet dit geld dan namelijk zelf opzijzetten.

Let op! Om schulden te voorkomen, is het belangrijk om klanten hier duidelijk en herhaaldelijk over te informeren. Meerdere gemeenten geven aan dat uit de praktijk blijkt dat bijstandsgerechtigden geen geld overhouden per maand. Zij waarschuwen ervoor dat deze vorm van verrekenen bij parttime ondernemen daardoor een groot risico vormt voor de inwoners.

Let op! Deze methode wordt in de praktijk niet veel toegepast. Je moet hierbij als gemeente ook nadrukkelijk rekening houden met situaties waarin iemand uiteindelijk (veel) meer inkomstenbelasting moet betalen, omdat je inwoner later in het jaar misschien meer gaat verdienen. Of omdat er nog andere inkomsten bij zijn gekomen uit bijvoorbeeld parttime werk in loondienst.

Let op! Alle verrekeningen op basis van een schatting (bruto en netto) mogen alleen plaatsvinden na toestemming van de inwoner.

D. Zakelijke kosten

Een belangrijk vraagstuk binnen gemeenten (en van pto'ers) is hoe je omgaat met de zakelijke kosten die pto'ers maken. Het gaat hier om de vraag welke kosten wel en niet worden meegenomen in de verrekening.

We zien (soms grote) verschillen tussen gemeenten tussen wat er wel of niet wordt geaccepteerd als zakelijke kosten. Deze verschillen komen onder andere voort uit onzekerheden rondom het wettelijk kader van de Participatiewet, waarin wordt gezegd dat ‘verwervingskosten’ niet mogen worden afgetrokken van de omzet.

Gemeenten wijken daarnaast in meer- of mindere mate af van de regels die de Belastingdienst hiervoor hanteert. Zo mogen pto'ers bijvoorbeeld geen lange termijn verbindingen aangaan zoals het huren van een bedrijfsruimte. Ook zijn er meestal geen financieringsmogelijkheden voor investeringen. Pto'ers moeten namelijk in principe direct inzetbaar zijn voor de arbeidsmarkt. Daarnaast hangt wat is toegestaan of niet ook af van het soort bedrijfsactiviteit. Denk bij niet toegestaan bijvoorbeeld aan substantiële cursuskosten en promotiekosten. Maar ook kosten die privé en zakelijk worden gemaakt, maar in één keer allemaal zakelijk worden geboekt, zoals internetkosten/telefoonkosten en reiskosten.

Aantoonbare en reële kosten

De meeste gemeenten gaan uit van ‘aantoonbare en reële’ kosten die de pto'er mag opgeven. Kosten gelden als reëel als ze een zakelijk doel hebben en rechtstreeks te herleiden zijn naar het product of de dienstverlening van de ondernemer. Zie bijvoorbeeld het volgende kader:

• reiskosten (onderbouwd met een autokilometerregistratie of reisoverzicht van een ov-chipkaart);
• inkoopkosten;
• promotiekosten zoals visitekaartjes.

Kosten die niet-ondernemers ook moeten betalen, bijvoorbeeld van internet of privételefoon, vallen daar niet onder. Hoge of langlopende kosten worden ook niet geaccepteerd volgens de richtlijnen van de Belastingdienst, zoals:

• representatiekosten (voor congressen, acquisitielunches of kennismakingsborrels);
• kosten van computers, tablets en printers;
• kosten van het huren van een kantoor of leasen van een auto.

Let op! Gemeenten gaan op verschillende manieren om met de definities van aantoonbaar en reëel. Hierbij spelen vragen als: hoeveel ruimte wil je je inwoners bieden, of hoeveel beperkingen voor pto wil je juist opleggen? Waar baseer je je keuzes op als gemeente?

Let op! Door slechts heel beperkt zakelijke kosten te accepteren kun je als gemeente mensen de kans ontnemen op een soms heel effectieve re-integratie mogelijkheid.

Let op! Als je als gemeente strikter dan nodig is omgaat met het opvoeren van zakelijke kosten, is het gevolg dat mensen onder bijstandsniveau terechtkomen wanneer ze deze kosten vervolgens zelf betalen.

Let op! Om interne verwarring en onduidelijkheden naar de pto'ers te voorkomen is het belangrijk dat er goed en helder wordt gecommuniceerd.

Het voordeel van het volgen van de fiscale regels

Financieel specialist

Er zijn meerdere gemeenten die uit voorzorg voor problemen met de Belastingdienst, bewust zoveel mogelijk de fiscale regels van het moment hanteren. Belangrijke redenen hiervoor zijn:

• Het voorkomt dat er eigenlijk twee administraties gevraagd worden van inwoners, een voor de gemeente en een voor de Belastingdienst.
• Het voorkomt scheefstand tussen de cijfers van de gemeente en de cijfers die worden opgegeven bij de Belastingdienst: Het zorgt ervoor dat de cijfers die de pto'er inlevert bij de gemeente, naadloos aansluiten op de cijfers voor de Belastingdienst.
• Scheefstand in de cijfers zorgt voor extra werk qua herberekeningen en het werkt verwarring en het risico op vorderingen in de hand.
• Eenduidig en uniform beleid voorkomt willekeur per kandidaat.

Vaak wordt er in de gemeenten die op deze manier werken nog steeds wel afgeweken van het fiscale kader van de Belastingdienst waar het gaat om lange termijn verplichtingen.

Tip: Gemeente Zwolle heeft de regels rondom zakelijke kosten overzichtelijk beschreven in de handleiding die alle pto'ers meekrijgen (download). Hierdoor komen er geen verrassingen achteraf en is het voor de inwoner vanaf het begin duidelijk wat wel en niet wordt geaccepteerd als zakelijke kosten.

E. Hoge incidentele inkomsten

De pto'er met een regelmatig laag inkomen van zo’n 50-100 euro per maand, levert qua verrekenen weinig vragen op voor gemeenten. Dat wordt anders wanneer een pto'er eens in de zoveel maanden een hoog inkomen heeft. Dan moet er naar gekeken worden binnen welke periode deze inkomsten verdiend zijn.

Zie artikel 32, tweede lid, eerste volzin, van de Pw: ‘Middelen die het karakter hebben van uitgesteld inkomen worden in aanmerking genomen naar de periode waarin deze zijn verworven.’

De vertaler

Bijvoorbeeld een klant is vertaler, maar kan dit beroep wegens gezondheidsredenen niet meer structureel kan uitoefenen. Als pto'er bedient hij toch af en toe een oude klant door een kleine klus te doen, hetzij over een langere periode verspreid waarin hij soms wat meer, soms wat minder kan werken. Zeg nu dat deze vertaler in totaal een half jaar werkt aan een opdracht en daarmee aan het eind een factuur betaald krijgt van 3000 euro. Hoe ga je daar als gemeente dan mee om?

Qua verrekenen betekent dit dat je als gemeente een herberekening moet maken over de afgelopen maanden. En dat verreken je vervolgens met de uitkering van komende maanden.

Let op! Er zijn meerdere gemeenten die geen helder proces hebben voor situaties als deze. Dat zorgt ervoor dat er in de praktijk vervolgens gezocht wordt naar ad hoc oplossingen die veel onzekerheid met zich meebrengen voor de inwoner en de betrokken medewerkers. Niet alleen is onduidelijk wat de gevolgen van de verrekening zijn op de lange termijn, ook speelt hier het risico op willekeur vanuit de gemeente

F. Omgaan met de vrijlating van inkomsten

We zien dat gemeenten wisselend omgaan met de inkomstenvrijlating. Sommige gemeenten vinden dat iedereen recht heeft op een vrijlating en passen de vrijlating dus ook toe bij pto'ers. Andere gemeenten zijn tegen vrijlating voor pto'ers omdat ze van mening zijn dat het mensen niet stimuleert om daarnaast nog parttime in loondienst te werken. Volgens de wet kan je niet categoriaal uitsluiten: per persoon moet je bekijken of het bijdraagt aan de arbeidsinschakeling.

Let op! De vrijlating kan worden toegepast als het college van oordeel is dat dit bijdraagt aan de arbeidsinschakeling. Zie artikel 31, tweede lid, onder n, van de Pw.

Als een gemeente de vrijlatingsregeling toepast gaat dit vaak iets anders dan bij iemand in loondienst. Basisregel is dat je de vrijlating toepast in de maand waarin aan de eisen van de wet is voldaan. Je kunt de vrijlating berekenen over:

• de jaarinkomsten (waarbinnen maximaal 6 maanden);
• 6 maanden aaneensluitend.

Hieronder zie je een rekenvoorbeeld uit Zwolle van hoe je de inkomstenvrijlating kunt berekenen over het gehele jaar. De gedachte hierachter is dat het maandelijkse inkomen gedurende het jaar niet definitief is vast te stellen (vanwege de belastingdruk die achteraf pas berekend kan worden). Daarom wordt de vrijlating hier berekend na het verzamelen van de jaarcijfers, als onderdeel van de eindafrekening.

De herberekening vindt plaats nadat de pto'er de aangifte inkomstenbelasting heeft ingediend bij de Belastingdienst (en de gemeente). Zoals je hieronder ziet wordt het netto resultaat van de inwoner gedeeld door 12. Dit is dan het gemiddeld maandelijks inkomen. Daarover wordt de 25% toegepast om de vrijlating per maand te berekenen. Dat geldt vervolgens voor 6 maanden en komt dus uit op een totaal van 296,00 totaal recht op vrijlating.

Berekening vrijlating

2368 / 12 = 197,33 gemiddelde netto inkomsten per maand
197,33 * 25% = 49,33 Vrijlating per maand
49,33 * 6 = 296,00 totaal recht op vrijlating

Vrijlating bij inkomsten boven de norm

Let op! In augustus 2021 heeft de Centrale Raad van Beroep (CRvB) uitspraak gedaan over het toepassen van de inkomstenvrijlating bij inkomsten boven de norm. De CRvB heeft in deze uitspraak geoordeeld dat de inkomstenvrijlating ook van toepassing is wanneer een inwoner inkomsten heeft boven de norm. Dit heeft gevolgen voor de manier waarop gemeenten het recht op aanvullende uitkering moeten bepalen.

Wat verandert er voor gemeenten?

Voorheen betekende het hebben van inkomsten boven de norm in de meeste gemeenten dat de inwoner geen aanvullende uitkering kreeg. Met de uitspraak van de CRvB kan dit veranderen. Als een inwoner vanuit de uitkering gaat werken en inkomsten heeft boven de norm, moet de gemeente vanaf nu bepalen:

• Heeft de inwoner recht op inkomstenvrijlating?
• Zo ja: komt deze inwoner met inkomsten minus deze vrijlating nog steeds boven de norm uit? Ofwel: inkomsten - vrijlating > norm?
• Zo nee: dan heeft de inwoner toch recht op aanvullende uitkering.

Een rekenvoorbeeld:

Het voorbeeld hierboven laat zien dat de uitspraak van de CRvB ertoe kan leiden dat een inwoner, als hij recht heeft op inkomstenvrijlating, ook bij inkomsten boven de norm recht kan hebben op een aanvullende uitkering.