Werkwijzer Verrekening parttime inkomsten

Laatste update:

2 Het basisproces van inkomstenverrekening

2.3 Loonstroken verzamelen

Per post, aan de balie, via de mail, wijkteams of een formulierenbrigade: loonstroken komen via allerlei routes binnen. De gemeente heeft veel loketten, maar zorgen dat alle gegevens uiteindelijk op het juiste bureau komen is onze taak, daar mag de klant geen last van hebben.

De loonstrook vormt de basis voor de inkomstenverrekening. Het is een van de grootste uitdagingen bij de inkomstenverrekening om die loonstroken van klanten op tijd te verzamelen. Als klanten niet op tijd zijn met het aanleveren, krijgen ze eerst een herinneringsbrief en daarna eventueel een termijn van orde. Dat is een laatste waarschuwing voordat de gemeente een uitkering opschort of een beëindigingsonderzoek start.

Manier van aanleveren

Klanten kunnen documenten aanleveren per post, aan de balie van de gemeente of digitaal, per mail of via een portal. De meeste formulieren komen op papier binnen. Ze worden verzameld in de postkamer en – op papier of ingescand – verspreid naar de uitkeringsadministratie. De papieren versies komen in mapjes op de uitkeringsadministratie terecht. De gescande versies worden via het uitkeringssysteem gekoppeld aan een werkproces voor een medewerker van de administratie.

Verschillende gemeenten werken aan nieuwe manieren en innovaties om de nodige looninformatie te verzamelen zonder de klant daarmee te belasten. Bijvoorbeeld door, in samenwerking met werkgevers, innovatieve toepassingen te ontwikkelen waarmee gegevens direct vanuit de salarisadministratie van de werkgever te verkrijgen zijn. 
Daarnaast wordt gekeken naar de mogelijkheden om de informatie in Suwinet Inkijk uit te breiden.

De eerste resultaten van de pilots met Surplus laten bovendien zien dat werkgevers desgevraagd ook bereid zijn om loonstroken direct met de gemeente te delen.

Informatie opvragen bij de klant

  • Sommige gemeenten sturen op een vast moment in de maand een inkomstenformulier naar alle klanten van wie bekend is dat ze parttime inkomsten hebben. Klanten kunnen op dat formulier de hoogte van het inkomen opgeven en het samen met de loonstrook inleveren. Soms is het inleveren van het formulier verplicht en start de gemeente de verrekening niet op als het formulier niet binnen is. In andere gemeenten werkt het formulier als geheugensteun voor de klant: let op, we verwachten binnenkort je loonstrook.
  • Andere gemeenten versturen geen inkomstenformulier meer. Klanten leveren op eigen initiatief de loonstroken in. Formulieren sturen past volgens deze gemeenten niet bij de eigen regie en verantwoordelijkheid van klanten. Vaak krijgen klanten het formulier ook niet tegelijk met de loonstrook binnen. Dan werkt het formulier toch niet als geheugensteuntje.

Het inleveren van een loonstrook is de eigen verantwoordelijkheid van de klant. Als er geen loonstrook komt, gaan we ervan uit dat er geen inkomsten zijn.

Herinnering en termijn van orde

Sommige gemeenten sturen een herinneringsbrief als de formulieren of de loonstrook niet op tijd bij de gemeente aanwezig zijn. Meestal heeft de klant dan nog twee weken de tijd om de informatie alsnog aan te leveren of contact op te nemen met de gemeente. Gebeurt dat niet, dan versturen gemeenten een termijn van orde. Dat is een formele brief waarin staat dat de gemeente binnen een week alle informatie over inkomsten moet krijgen, omdat anders een beëindigingsonderzoek opgestart wordt.

Een termijn van orde is een pittige brief. Die sturen we niet zomaar: we kijken eerst goed na of we niet zelf een administratieve fout maken. En we proberen eerst de klant telefonisch te bereiken.

Tips voor het verzamelen van loonstroken

  • Digitaliseer papieren inkomstenformulieren en loonstroken. Slimme scansoftware kan vaststellen of klanten wijzigingen hebben opgegeven en kan de werkvoorraad digitaal inzichtelijk maken. Dat kan het verdere werkproces in de gemeente ondersteunen.
  • Noteer op het inkomstenformulier een kenmerk of code waarmee de ingeleverde gegevens makkelijker verwerkt kunnen worden. Bijvoorbeeld een codering die aangeeft over welke maand het inkomstenformulier gaat. Daarmee kan de werkvoorraad op maand worden gesorteerd, ook als de klant de maand zelf niet opgeeft. Of gebruik verschillende kleuren formulieren om onderscheid te maken tussen groepen klanten.
  • Stuurt de klant de loonstrook niet op tijd in? Verstuur dan niet alleen een herinneringsbrief. Neem daarna ook telefonisch contact op om te vragen naar de reden voor het ontbreken van de gegevens en om kort uit te leggen wat de juridische betekenis van de termijn van orde is.

Voorbeelden

Begin 2017 realiseerde de gemeente Enschede een koppeling tussen e-Suite (het zaaksysteem van Atos) en de Suite voor Sociaal Domein van Centric (SSD). Binnen de gemeente Enschede ontvangen alle klanten met wisselende inkomsten nu maandelijks een brief én een mail met een herinnering de loonstrook in te leveren. Via een link in de mail kunnen klanten eenvoudig bewijsstukken uploaden. Die komen via de koppeling met E-suite direct in beeld bij de medewerker. De klant krijgt automatisch bericht na het afhandelen van de zaak. Er is voor de digitale route geen postverwerking meer nodig. Het proces om loonstroken te verzamelen en de uitkering vast te stellen is daarmee ingekort van een doorlooptijd van een aantal dagen tot een doorlooptijd van soms maar een paar minuten. Na bijna twee jaar actief gebruik komt 75% van de loonstroken digitaal via de portal binnen.

De gemeente Enschede werkt daarnaast ook samen met VNG Realisatie in het Praktijklab i4Sociaal. In deze pilot worden loongegevens (netto en bruto) rechtstreeks (digitaal) van de werkgever naar de gemeente gestuurd. De inwoner geeft in een persoonlijke digitale omgeving toestemming voor de verwerking en de gegevens worden direct verwerkt in het uitkeringssysteem. Hierdoor zijn er minder terugvorderingen, de administratieve lasten worden verlicht, de inwoner heeft inzicht en overzicht over zijn financiële situatie en gevolgen wanneer hij of zij aan het werk gaat.

Inhoud