Werkwijzer Verrekening parttime inkomsten

Laatste update:

2 Het basisproces van inkomstenverrekening

2.1 Melding parttime werk ontvangen

Klanten krijgen allemaal rond de 22e van de maand een mutatieformulier. We verwachten die van iedereen vóór de 1e terug, of er nu een wijziging is of niet.

Als een klant gaat werken moet de informatie over het inkomen terechtkomen bij de gemeente, op het bureau van de uitkeringsadministratie. Vaak melden klanten wijzigingen zelf bij hun klantmanager of het klantcontactcentrum. Het signaal kan ook via het werkgeversservicepunt of inlichtingenbureau (IB) bij de administratie binnenkomen.

Via de klant

  • Om te voorkomen dat klanten vergeten inkomsten te melden versturen sommige gemeenten elke maand een mutatieformulier aan alle klanten.
  • Andere gemeenten geven klanten een mutatieformulier bij het aanvragen van de uitkering en vragen hen dat in te sturen als er wijzigingen zijn in het inkomen. Dat formulier is de klant bijna altijd kwijt. De klant vraagt dan de klantmanager of het klantcontactcentrum om een nieuw formulier.
  • Sommige gemeenten zien het doorgeven van wijzigingen als de eigen verantwoordelijkheid van de klant. Ze spannen zich dan niet in om klanten eraan te herinneren om wijzigingen door te geven.

Klanten krijgen allemaal rond de 22e van de maand een mutatieformulier. We verwachten die van iedereen vóór de 1e terug, of er nu een wijziging is of niet.

Via het werkgeversservicepunt

Als een klant naar werk wordt bemiddeld via het werkgeversservicepunt komt het signaal vaak binnen via een accountmanager of klantmanager.

Via het Inlichtingenbureau

Gemeenten krijgen elke maand een signaal van het Inlichtingenbureau (het IB-signaal) bij wijzigingen die van invloed kunnen zijn op het recht op uitkering. Door die signalen te vergelijken met de informatie de klanten zelf doorgeven stelt de gemeente vast welke klanten wijzigingen niet hebben opgegeven. Vaak pas achteraf, want informatie uit IB-signalen komt met een vertraging van 6 tot 8 weken binnen. In de tussentijd ontstaan vorderingen, en het niet melden van inkomsten kan daarnaast voor gemeenten reden zijn voor een maatregel.

Het IB-signaal heeft een vertraging van zo’n 6 weken. Als we er via een IB-signaal achter komen dat iemand is gaan werken, heeft de klant in de tussenliggende periode wel al een of twee maanden een volledige uitkering gekregen.

Het IB-signaal heeft een vertraging van zo’n 6 weken. Als we er via een IB-signaal achter komen dat iemand is gaan werken, heeft de klant in de tussenliggende periode wel al een of twee maanden een volledige uitkering gekregen.

Tips om het doorgeven van wijzigingen makkelijk te maken

  • Maak het klanten makkelijk om wijzigingen te melden. Een telefoontje naar een medewerker of een mailtje aan de klantmanager kan ook voldoende zijn om het werkproces op te starten. Maak een mutatieformulier ook online toegankelijk (via DigiD) of stuur het mee bij het opvragen van de eerste loonstrook.
  • Begint de klant met een proefplaatsing en valt starten met werken dus niet samen met de start van de inkomstenverrekening? Maak het mutatieformulier dan onderdeel van het proces bij de afdeling Werk, bij het ondertekenen van documenten voor de proefplaatsing of wanneer klant een arbeidsovereenkomst tekent. Vul het formulier direct in en vermeld de duur van de proefplaatsing. Beginnen met werken is voor de klant de grootste verandering en daarmee een logischer moment om wijzigingen te melden.

Tips voor het online geven van heldere informatie

  • Maak de informatie goed vindbaar. Vaak staat het melden van wijzigingen weggestopt diep in een menu op de website, bijvoorbeeld bij ‘inkomstenondersteuning/wijziging melden bijstandsuitkering’ of ‘inwoners/uitkering/spelregels uitkering/uitkering wijzigen’.
  • Op de sites wordt in de tekst vaak verwezen naar een mutatieformulier, maar dat is niet altijd op dezelfde pagina te downloaden of online in te vullen. Voeg een download of link toe.
  • Voor klanten gaat het niet om een wijziging in de uitkering, maar om het beginnen met werken waarbij aan aanvulling nodig blijft. Pas de tekst en de kopjes daarop aan.
  • Begin de tekst met een uitnodigende zin in plaats van een waarschuwing voor een boete.
  • Sluit af met een korte toelichting op het vervolgproces: wat gebeurt er met de uitkering als deze wijziging is doorgegeven? En wat gebeurt er met de gegevens die de klant doorgeeft?

Tips voor het uitwisselen van gegevens met WSP of afdeling Werk

  • Wissel informatie uit met het werkgeversservicepunt, zodat de medewerkers weten welke informatie wanneer nodig is om de verrekening goed uit te kunnen voeren. Bij het werkgeversservicepunt is vaak maar weinig kennis over inkomstenverrekening.
  • Maak het voor het frontoffice makkelijk om wijzigingen bij de administratie te melden.
  • Spreek een aparte informatielijn af om wijzigingen uit te wisselen tussen afdelingen Werk en Inkomen. Ze maken vaak wel gebruik van hetzelfde uitkeringssysteem, maar werken daarbinnen in een eigen omgeving of hebben licenties met verschillende rechten. Daardoor mist de uitkeringsadministratie nogal eens wijzigingen die team werk registreert.

Voorbeelden

Inhoud