Werkwijzer Verrekening parttime inkomsten

Laatste update:

2 Het basisproces van inkomstenverrekening

2.4 Loonstroken verwerken

Het verschilt per gemeente welke informatie voldoende is om tot verrekenen of vrijgeven van de uitkering over te kunnen gaan. Om de loonstroken goed te kunnen verwerken zoeken ze naar een efficiënte organisatie van het werk.

Blokkade opheffen/verrekening starten

Sommige gemeenten geven de uitkering alleen vrij als het inkomstenformulier en de loonstrook binnen zijn. Pas dan weet de gemeente zeker hoeveel inkomstenbronnen er waren en hoe hoog het inkomen was. Zolang de informatie niet compleet is, wordt de aanvullende uitkering niet uitbetaald. Gemeenten willen daarmee het aantal herberekeningen beperken.
Bij andere gemeenten kan de verrekening ook starten op basis van alleen de loonstrook. Het komt regelmatig voor dat klanten de loonstrook niet (op tijd) krijgen. Voor sommige gemeenten is het dan voldoende als klanten contact opnemen en doorgeven wat ze wél weten: het aantal gewerkte uren of het gestorte nettosalaris. In overleg met de klant maakt de gemeente dan een schatting of verrekent later op basis van gegevens uit Suwinet.
Weer andere gemeenten kiezen er juist voor om de verrekening juist te starten wanneer het inkomstenformulier binnen is. De loonstrook is dan nog niet direct verplicht, omdat de klant er zelf geen invloed op heeft of die op tijd is.

We proberen vorderingen op klanten tot een minimum te beperken. Herberekenen levert veel werk op voor de administratie én is voor de klant erg vervelend. Die moet ervan op aan kunnen dat de gemeente het juiste bedrag uitbetaalt en dat er geen vordering overblijft.

Vroeger zeiden we: geen loonstrook, dan ook geen uitkering. Nu werken we vanuit vertrouwen: de uitkering kan langer doorlopen zonder blokkade. Een belletje of mailtje van de klant kan ook voldoende zijn.

Loonstroken worden soms pas heel laat door de werkgever aangeleverd. Daar kan de klant niet altijd iets aan veranderen. Daar willen we niet het probleem van de klant van maken.

De werkvoorraad verdelen

In sommige gemeenten voeren medewerkers van de administratie de inkomstenverrekening iedere maand voor dezelfde klanten uit. Door die vaste caseload leren ze de omstandigheden van de klanten goed kennen.
In andere gemeenten heeft een groep medewerkers samen een caseload, op basis van wijk of achternaam. Ze bouwen samen kennis op over die groep klanten, maar doordat verschillende collega’s een casus kunnen behandelen is er ook collegiale toetsing.
Een derde mogelijkheid is dat elke medewerker het bovenste dossier van de stapel verwerkt. Ook daarmee is er collegiale toetsing, maar er wordt minder kennis over de situatie van klanten opgebouwd..

Vroeger werkten we in twee teams: elk team was verantwoordelijk voor een bepaald aantal wijken. Het was prettig dat je de casussen uit zo’n wijk dan goed leerde kennen, maar we merkten na een poosje ook dat er behoorlijke verschillen waren ontstaan in de werkprocessen tussen de teams.

Tips om de werkvoorraad te verdelen

Zoek naar ruimte bij het omgaan met blokkades wanneer klanten niet alle benodigde gegevens kunnen opsturen, bijvoorbeeld omdat ze nog geen loonstrook hebben gekregen. Alle klanten, maar zeker parttimers met weinig uren en een laag inkomen, hebben de aanvullende uitkering broodnodig. Neem eventueel contact op en zoek met de klant naar een tijdelijk oplossing, bijvoorbeeld in de vorm van leenbijstand.
Besteed aandacht aan de organisatie van de werkvoorraad. Afhankelijk van de methode van verrekenen is er een andere prioritering van de werkzaamheden. Misschien is een sortering op hoogte van inkomsten belangrijker dan een sortering op datum van binnenkomst van formulieren.
Wijs een werkverdeler aan die elke ochtend de werkzaamheden voor die dag toewijst aan medewerkers. Geef één medewerker eenvoudige mutaties zodat alles wat snel af te handelen is ook snel gebeurt. Verdeel de complexere zaken over de overige medewerkers.
Vorm een team van klantmanagers, inkomensconsulenten en uitkeringsadministratie met een gezamenlijke caseload. Op die manier vormen zij samen de hele keten van werk en inkomen, waardoor ze makkelijker kennis en ervaringen kunnen delen.
Zorg bij het toewijzen van de caseload aan teams of vaste contactpersonen dat iedereen uniform werkt. Er kunnen snel verschillende werkwijzen ontstaan per team of zelfs per medewerker.
Start een periodiek intervisieoverleg waarbij medewerkers uitkeringsadministratie met elkaar casussen en loonstroken bespreken. Dit kan binnen je eigen gemeente. Het is echter ook heel interessant en leerzaam om te leren van medewerkers van andere gemeenten. Je kunt je aansluiten bij het Platform uitkeringsadministratie, waarbij medewerkers van verschillende gemeenten bij elkaar komen om kennis en ontwikkelingen uit te wisselen en casussen te bespreken. Het platform komt twee keer per jaar bijeen en meestal in Apeldoorn, Deventer of Zwolle. Aanmelden voor de Platformbijeenkomsten kan via info@optimalistic.nl, je aanmelding wordt dan doorgestuurd naar de organiserende gemeente.