Werkwijzer Verrekening parttime inkomsten

Op basis van de loonstrook en eventueel het inkomstenformulier bepaalt de gemeente welk deel van het salarisbedrag moet worden verrekend met de uitkering. Daarvoor zijn van belang: de salarisperiode, de toepassing van loonheffingskorting, reserveringen en losse emolumenten. Het is belangrijk dat alle medewerkers van de gemeente op dezelfde manier werken, maar die keuzes worden niet gedicteerd door de Participatiewet. Hoewel artikel 31 stelt dat middelen moeten worden verrekend, geeft de Participatiewet geen opsomming van te verrekenen middelen. Wél een opsomming van de middelen die niet gekort moeten worden (artikel 31 lid 2).

1. Periode van salaris en uitkering vaststellen

Maandelijkse salarisbetaling kan een-op-een met de uitkering worden verrekend. Dat geldt ook voor wekelijkse betalingen. Daarbij worden sommige weken uitgesplitst naar twee afzonderlijke maanden. Bij vierwekelijkse betaalcycli speelt het probleem dat het loon in 13 periodes wordt uitbetaald, terwijl de uitkering 12 betaalmomenten kent.

1.1 Omrekenen naar een maandinkomen

De meeste gemeenten rekenen het vierwekelijkse salaris om naar een maandbedrag door het periodesalaris te vermenigvuldigen met 13 en daarna te delen door 12. Dat betekent dat er maandelijks een hoger bedrag wordt verrekend dan het salaris dat in die periode is ontvangen. De klant krijgt dan elke maand te weinig aanvullende uitkering, maar de 13e periode wordt helemaal vrijgelaten. Voor gemeenten is deze methode complex, omdat ze na afloop van het kalenderjaar de maandelijkse berekening moeten controleren en eventueel herberekenen.

1.2 Toerekenen op de maand

Het alternatief is om het vierwekelijkse inkomen op de maand te verrekenen. Daarmee wordt er elke maand juist te weinig loon verrekend en krijgt de klant te veel aanvullende uitkering. Dat wordt aan het einde van het jaar rechtgetrokken door in een of meerdere maanden periode 12 en 13 te verrekenen. Klanten krijgen in die maand(en) dan weinig tot geen aanvullende uitkering. Gemeenten benadrukken dat het belangrijk is klanten goed te informeren over de consequenties van deze vorm van verrekenen, zodat ze daar in hun financiële planning rekening mee kunnen houden.

Voorbeelden

• Voorbeelden van Excel-sheets die gemeenten gebruiken bij het omrekenen van de vierwekelijkse inkomsten zijn op te vragen via info@optimalistic.nl.
• Bekijk de infographic die Drechtsteden in 2017 gebruikte om klanten met vierwekelijkse inkomsten te informeren over de verrekening. (pdf, 321 kB)

2. Omgaan met inkomsten boven de norm

De meeste gemeenten beëindigen een uitkering niet te snel wanneer er inkomsten boven de norm zijn, om de vertraging van een nieuwe aanvraagprocedure te voorkomen. De uitkering loopt dan formeel nog even door met een betaling op €0,0.

3. Loonheffingskorting in mindering brengen

Bij het bepalen van de hoogte van de aanvullende uitkering houden gemeenten rekening met de loonheffingskorting als voorliggende voorziening. Wie start met werken moet aan de werkgever doorgeven of de loonheffingskorting moet worden toegepast. Bij meerdere banen geldt de heffingskorting voor de baan met het hoogste inkomen. Medewerkers van de uitkeringsadministratie controleren altijd of dat ook is gedaan. Zo niet, dan wijzen ze de klant daarop.

• Sommige gemeenten brengen niet toegepaste loonheffingskorting toch in mindering op de uitkering. Dat kunnen ze ook doen als klanten maar een gedeelte van de loonheffingskorting via het loon krijgen. Wie werkt heeft recht op ongeveer €206, - loonheffingskorting per maand, ongeacht het aantal gewerkte uren. Als een klant minder verdient dan ongeveer €550, -, past de werkgever minder loonheffingskorting toe. Wanneer loonheffingskorting niet wordt benut kan hij niet 'verdwijnen': dat leidt tot een belastingteruggave.
• Andere gemeenten zijn minder strikt in de toepassing van de loonheffingskorting. Als een werkgever de korting niet toepast, geven ze klanten zes tot acht weken de tijd om dat bij de werkgever aan te passen. Ze verrekenen het ‘gemiste’ bedrag in de tussenliggende periode niet.

4. Emolumenten verrekenen

Elke maand bepaalt de gemeente per klant welke onderdelen van het salaris (loonemolumenten) wel en niet verrekend worden met de uitkering. De vuistregel daarbij is dat netto vergoedingen worden vrijgelaten, net als vergoedingen en inhoudingen die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de functie. Voorbeelden van emolumenten zijn:

• Telefoonvergoeding: een bezorger van pakketten moet de ontvangst daarvan op een smartphone bevestigen en krijgt daarvoor maandelijks een netto vergoeding van €8, -. Alle gemeenten laten die vrij.
• Dagvergoeding: een chauffeur krijgt per maand een netto vergoeding van ongeveer €60, - om onderweg te lunchen. Sommige gemeenten zien dat als noodzakelijke kosten en laten het bedrag vrij. Andere gemeenten wijzen erop dat het bedrag inkomen kan zijn als de chauffeur zelf een lunch meeneemt en verrekenen het met de uitkering.
• Vergoeding zorgverzekering: wanneer klanten via de werkgever collectief verzekerd zijn, krijgen ze een deel van de premie terug. Dat wordt door gemeenten verrekend, omdat die kosten niet noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de functie en klanten de premie anders ook zelf moeten betalen.
• Inhouding personeelsvereniging: een klant draagt maandelijks vrijwillig bij aan de personeelsvereniging. De meeste gemeenten verrekenen dat met de uitkering, omdat deze bijdrage niet noodzakelijk is voor het vervullen van de functie. Anderen noemen het belang van deelname aan sociale activiteiten van de werkgever een belangrijke reden om de (vaak kleine) bedragen juist niet te verrekenen. Het draagt immers bij aan een goede werksfeer en de duurzaamheid van werk.
• Reiskostenvergoeding: netto betaalde reiskostenvergoedingen worden altijd vrijgelaten.
• Inhouding vanwege boetes: gemeenten zien inhoudingen voor boetes als vermijdbare kosten. Ze worden daarom bij het nettoloon opgeteld en met de uitkering verrekend.
• Uitkering via UWV: bij klanten die inkomsten ontvangen uit een UWV-uitkering, kan het voorkomen dat zij door UWV een maatregel krijgen opgelegd. Gemeenten onderzoeken dan eerst of de achtergrond van die maatregel ook geldt voor de bijstand en bepalen op basis daarvan hoe zij omgaan met de verlaagde UWV-uitkering.
• Uitruil reiskosten: werknemers ontvangen dit wanneer ze een eigen vervoermiddel gebruiken voor zakelijke reizen. De meeste gemeenten laten dit vrij.

5. Vakantietoeslag verrekenen

Daarnaast controleert de medewerker van de uitkeringsadministratie of de werkgever de vakantietoeslag (ook wel vakantiegeld genoemd) reserveert voor betaling in mei of maandelijks uitbetaalt. Werknemers kunnen er meestal voor kiezen de vakantietoeslag maandelijks uit te laten betalen. Ook als ze dat niet doen, verrekent de gemeente meestal toch elke maand het inkomen inclusief de opgebouwde vakantietoeslag. Op die manier krijgt de klant elke maand minder aanvullende uitkering, maar hoeft de vakantietoeslag bij uitbetaling niet meer te worden verrekend. Naast de vakantietoeslag kunnen werknemers ook opgebouwde vakantiedagen laten uitbetalen. Gemeenten gaan daar verschillend mee om. De ene gemeente verrekent het opgebouwde tegoed aan vakantiedagen al en laat de uitbetaling dan vrij, de andere gemeente verrekent bij de betaling.

6. Eindejaarsuitkering verrekenen

Sommige werknemers krijgen ook een eindejaarsuitkering. Die moet met de uitkering worden verrekend, voor het aantal maanden waarin een klant in het voorafgaande jaar recht had op een uitkering. Wanneer een klant in een jaar bijvoorbeeld 8 maanden een bijstandsuitkering heeft gekregen, wordt er 8/12 van de eindejaarsuitkering verrekend. De rest wordt helemaal vrijgelaten. Een complicerende factor daarbij is dat de eindejaarsuitkering met een ander percentage is belast dan het loon. De eindejaarsuitkering wordt vaak tegelijk met het loon van december uitbetaald. Daarom moet de uitkeringsadministratie de eindejaarsuitkering eerst isoleren van de component loon en vervolgens met behulp van belastingtabellen omrekenen naar een nettobedrag.

6.1 Maandelijks reserveren

Als het bedrag aan opgebouwde eindejaarsuitkering op de loonstrook of in Suwinet staat, brengen de meeste gemeenten dat opgebouwde bedrag in mindering op de aanvullende uitkering. Daardoor kan het bedrag aan het eind van het kalenderjaar vrijgelaten worden.

6.2 In één keer verrekenen

Om te voorkomen dat de maandelijkse uitkering lager wordt, verrekenen sommige gemeenten het bedrag in de maand waarin klanten de eindejaarsuitkering krijgen. Als het totaalbedrag aan salaris en eindejaarsuitkering boven de uitkeringsnorm uitkomt, smeren ze het resterende bedrag uit over de eerstvolgende maanden. Bij een hoog bedrag kan er een vordering ontstaan.

6.3 Optellen bij het inkomen

Een enkele gemeente beschouwt de eindejaarsuitkering als extra inkomen in de maand december. Het bedrag aan loon plus eindejaarsuitkering dat in die maand boven de norm uitkomt, wordt vrijgelaten. Zo ontstaat er geen extra verrekening of vordering.

7. Individueel Keuzebudget (IKB)

Dit budget geeft werknemers de mogelijkheid een deel van hun salaris naar keuze in loon of vrije dagen/ andere arbeidsvoorwaarden om te zetten. Het lastige is dat vakantietoeslag en eindejaarsuitkering inbegrepen zijn in het IKB. Normaal gesproken wordt de uitbetaling van vakantietoeslag vrijgelaten, omdat deze maandelijks al is verrekend. Bij het IKB zijn er drie opties. De eerste: splitsen. Wanneer het IKB 17,50% van het inkomen is, dan 8% rekenen als vakantietoeslag en vrijlaten, en de rest verrekenen.
De tweede mogelijkheid is de inkomsten te verrekenen zonder vakantietoeslag, en dan bij uitbetaling het gehele IKB-bedrag verrekenen met de uitkering. Tot slot is het een optie om de IKB-reservering maandelijks te verrekenen met de uitkering. 

De meeste gemeenten hanteren optie 2, met als regel dat het IKB wordt gekort bij uitbetaling, maar niet in de maand dat het wordt opgebouwd. (Bron: Van der Laan Support)

8. Vrijlating verrekenen

Tot slot verrekenen gemeenten ook de vrijlating bij klanten die daar aanspraak op maken. Vrijwel alle gemeenten passen de regel toe waarbij 25% van het inkomen 6 maanden wordt vrijgelaten. De meeste gemeenten laten bij alleenstaande ouders met kinderen onder de 12 jaar 12,5% vrij in de 30 volgende maanden. Klanten hebben eenmalig recht op vrijlating tijdens hun uitkeringsperiode. Alleen voor klanten met een medische urenbeperking is de vrijlating structureel. Deze vrijlating bedraagt 15% van de inkomsten uit arbeid, met een maximum van €124,- per maand.

Sommige gemeenten laten bij inkomen boven de bijstandsnorm de uitkering even doorlopen met een betaling op €0,0. Ze beschouwen die situatie als tijdelijke uitstroom, waardoor een nieuw recht op vrijlating ontstaat. 

8.1 Fiscale implicaties vrijlating

Voor alleenstaanden die een heel kalenderjaar bijstandsgerechtigd zijn, is de kans klein dat de vrijlating effect heeft op het recht op toeslagen. Voor gehuwden is dat anders. Uit de Uitkering Naar Werk Berekenaar van het Nibud blijkt dat een vrijlating vanaf 50 euro per maand gevolgen kan hebben voor de hoogte van de toeslagen. Houd hier rekening mee en informeer de klant op tijd, zodat er geen financiële problemen ontstaan als gevolg van de vrijlating.

8.2 Vrijlating bij inkomsten boven de norm

In augustus 2021 heeft de Centrale Raad van Beroep (CRvB) uitspraak gedaan over het toepassen van de inkomstenvrijlating bij inkomsten boven de norm. De CRvB heeft in deze uitspraak geoordeeld dat de inkomstenvrijlating ook van toepassing is als een klant inkomsten heeft boven de norm. Dit heeft gevolgen voor de manier waarop gemeenten het recht op aanvullende uitkering moeten bepalen.

Wat verandert er voor gemeenten?

Voorheen betekende het hebben van inkomsten boven de norm in de meeste gemeenten dat de klant geen aanvullende uitkering kreeg. Met de uitspraak van de CRvB kan dit veranderen. Als een klant vanuit de uitkering gaat werken en inkomsten heeft boven de norm, moet de gemeente vanaf nu bepalen:

• Heeft de klant recht op inkomstenvrijlating?
• Zo ja: komt deze klant met inkomsten minus deze vrijlating nog steeds boven de norm uit? Ofwel: inkomsten-vrijlating>norm?
• Zo nee: dan heeft de klant toch recht op aanvullende uitkering

Een rekenvoorbeeld:

Het voorbeeld hierboven laat zien dat de uitspraak van de CRvB ertoe kan leiden dat een klant, als hij recht heeft op inkomstenvrijlating, ook bij inkomsten boven de norm recht kan hebben op een aanvullende uitkering.

In de tabel hieronder staan de grensinkomens weergegeven tot welke dit het geval is (normbedragen per 1 januari 2022):

Praktische implicaties voor gemeenten

Naast een nieuwe manier van omgaan met inkomsten boven de norm, brengt de uitspraak ook een aantal praktische implicaties en keuzes voor gemeenten met zich mee:

• Hoe om te gaan met de arbeidsverplichting? Door de uitspraak van de CRvB kan het nu voorkomen dat een klant weliswaar inkomsten boven de norm, maar dat de vrijlating ervoor zorgt dat de klant (tijdelijk) toch niet uitstroomt. Dat werpt de vraag op hoe je als gemeente om wil gaan met de daaruitvolgende arbeidsverplichting? Verplicht je iemand om – zolang de vrijlating nog duurt – meer uren te gaan werken en/of door te zoeken naar ander werk waarmee hij/zij wel volledig uitstroomt? Of kies je ervoor om hierop niet te handhaven omdat uitstroom alsnog volgt wanneer de vrijlating wordt beëindigd?
   
• (Hoe) leg je de keuze voor het al dan niet toepassen van de vrijlating voor aan de klant? Voor de klant betekent een aanvullende uitkering een financieel voordeel, maar ook een aantal praktische nadelen. Zo is de klant in deze situatie niet uitgestroomd, en houdt hij dus verplichtingen zoals de arbeidsverplichting uit het punt hierboven en het maandelijks opsturen van de loonstrook. De klant mag zelf kiezen of hij de vrijlating – en bijbehorende voor- en nadelen – al dan niet wil laten toepassen. Het is aan de gemeente of klanten over deze voor- en nadelen te informeren.
   
• (Hoe) uitstroomcijfers en targets aanpassen? Een deel van de klanten die vóór de uitspraak van de CRvB gold als uitgestroomd, geldt na deze uitspraak niet als zodanig. Dat heeft gevolgen voor de targets van medewerkers en geeft dus mogelijk perverse prikkels (zie het punt van de arbeidsverplichting hierboven). Het is dus goed om na te denken of en hoe de targets hierop moeten worden aangepast.
   
• Hoe om te gaan met compensatie voor klanten die zijn uitgestroomd ná de uitspraak van de CRvB, maar vóórdat de gemeente deze nieuwe werkwijze heeft geïmplementeerd?
   
• Aanpassing van systemen en besluiten. De nieuwe werkwijze moet in de uitkeringssystemen worden ingebouwd en besluiten moeten hierop worden aangepast.

9. Uitbetalen

Wanneer bekend is welk bedrag er in een maand te verrekenen is, kan de gemeente de aanvullende uitkering uitbetalen. Gemiddeld komt bij ongeveer de helft van de klanten de benodigde informatie (loonstrook of inkomstenformulier) te laat binnen. Daardoor betaalt de gemeente de aanvullende uitkering pas na de officiële betaaldatum van de uitkering. Gemeenten proberen de aanvullende uitkering dan wel zo snel mogelijk alsnog uit te betalen. De meeste gemeenten draaien daarvoor een paar keer per week een betaalrun om nabetalingen over te maken. Een enkele gemeente doet dat zelfs dagelijks.

9.1 Termijn van orde

Van ongeveer 5-10% van de klanten is ook na een of meerdere herinneringen de informatie nog niet volledig. Dan stuurt de gemeente een termijn van orde. Meestal volgt de loonstrook dan alsnog. Gemeenten beëindigen ook elke maand uitkeringen vanwege uitblijvende loonstroken. 

De diverse afwegingen rond het verrekenen van verschillende emolumenten zijn  eenvoudiger te begrijpen door met een iets andere blik naar de loonstrook te kijken. Wanneer een medewerker niet het nettoloon als basis neemt maar het belastbaar loon, minus de loonheffing en de premies voor WGA en WHK, dan levert die berekening eveneens het te verrekenen bedrag op.
Bron: Van der Laan Support,  http://www.vanderlaansupport.nl/  

Voorbeelden

• De gemeente Leeuwarden heeft gezocht naar een manier om deeltijdwerk blijvend te stimuleren en past daarvoor vanaf 1 januari 2019 nieuw beleid toe. Lees hier de toelichting voor klanten (pdf, 80 kB)
• Deze werkwijzer heeft vooral betrekking op het verrekenen van netto inkomsten uit arbeid. Een aantal klanten zal echter ook deeltijd ondernemen. Het ROZ Twente heeft een excelbestand gemaakt waarmee ondernemers inkomsten kunnen doorgeven aan de gemeente. Dit bestand is op te vragen via info@optimalistic.nl.