Werkwijzer Verrekening parttime inkomsten

Laatste update:

In de meeste gemeenten worden inkomsten op de maand verrekend. Inkomsten uit een bepaalde maand worden dan verrekend met de uitkering van diezelfde maand. De belangrijkste reden voor gemeenten om daarvoor te kiezen is dat het vorderingen op klanten beperkt: klanten krijgen alleen de aanvullende uitkering waar ze recht op hebben. De keerzijde is dat er een behoorlijke administratieve druk op de klant en de uitkeringsadministratie ligt.

Vaak komt de loonstrook pas tegen de tijd dat de uitkering wordt uitbetaald of nog later. Dat betekent dat een klant en de uitkeringsadministratie heel snel moeten handelen om de aanvullende uitkering op tijd uit te betalen. Meestal lukt dat niet en krijgt de klant de uitkering pas na de officiële uitbetalingsdatum. Zeker bij weinig inkomsten kan dat voor klanten erg vervelend zijn of zelfs tot betalingsachterstanden leiden.

Van maand tot maand

Maand 1: een klant gaat werken en geeft dat door aan de gemeente. De uitkering wordt geblokkeerd tot de loonstrook bij de uitkeringsadministratie binnen is. Wanneer de loonstrook op tijd binnen is - uiterlijk 2 of 3 dagen voor de datum dat de uitkering wordt uitbetaald betaalt de gemeente de aanvullende uitkering uit.

Maand 2: wanneer de loonstrook in maand 1 niet op tijd binnen was, wordt de aanvullende uitkering in maand 2 alsnog uitbetaald zodra alle nodige informatie bekend is. De uitkering over maand 2 wordt geblokkeerd totdat de loonstrook over maand 2 bij de uitkeringsadministratie binnen is. Wanneer die op tijd binnen is, wordt de aanvullende uitkering over maand 2 uitbetaald.

Maand 3: als de loonstrook niet op tijd binnen is, ontvangt de klant volgens hetzelfde systeem de aanvullende uitkering over maand 2 in maand 3. Ook in deze maand geldt weer: als de loonstrook op tijd binnen is, wordt de aanvullende uitkering tijdens de run van maand 3 uitbetaald. Zo niet, dan schuift die uitbetaling door tot de loonstrook wel binnen is.

Effect

Voordelen

Klanten bouwen geen vorderingen bij de gemeente op. (1) Ze worden dus bij uitstroom niet geconfronteerd met een schuld aan de gemeente. Ook wanneer de baan stopt, staat er geen bedrag meer open en kan in de maand daarop de volledige uitkering uitbetaald worden.
Elke maand wordt op basis van de loonstrook direct het juiste bedrag verrekend. Dat betekent weinig herberekeningen, wat de uitkeringsadministratie werk bespaart en duidelijk is voor klanten.

Nadelen

Veel loonstroken komen niet op tijd binnen. Dat betekent dat de meeste aanvullende uitkeringen niet op tijd uitbetaald kunnen worden. Zeker bij een laag loon kunnen klanten daardoor in financiële problemen raken. Ook is het voor hen lastig om een goede financiële planning te maken omdat het vooraf niet precies duidelijk is wanneer de aanvullende uitkering wordt uitbetaald.
Als de aanvullende uitkering niet op tijd wordt uitbetaald levert dat veel vragen van klanten op die medewerkers moeten beantwoorden. Dat kost de gemeente tijd.
De werkdruk op de uitkeringsadministratie is niet makkelijk over de maand te spreiden: het moment dat loonstroken beschikbaar komen, ligt vaak dicht op het moment waarop de uitkering uitbetaald moet worden. Dat betekent piekbelasting bij de administratie om klanten niet langer dan nodig op hun aanvullende uitkering te laten wachten.

Tips om (betaalproblemen door) te late uitbetalingen te voorkomen

Verleg de datum van de uitkeringsbetaling. Dat is niet eenvoudig en heeft voor alle klanten consequenties. Een van de gemeenten die op de maand verrekent, heeft de betaaldatum verplaatst naar de laatst mogelijke betaaldatum in die maand, rond de 26e of 27e. Daardoor is een veel groter deel van de loonstroken op tijd binnen zodat de uitkering aan veruit de meeste klanten op tijd kan worden uitbetaald.
Combineer het op de maand verrekenen met een goed klantcontact en bied alternatieve oplossingen aan klanten die buiten hun schuld informatie niet tijdig kunnen aanleveren.
Investeer - eventueel gezamenlijk met andere gemeenten - in toepassingen die bijdragen aan het sneller en makkelijker ontvangen van looninformatie. De technische mogelijkheden zijn er. Door het gebruik van de e-Suite is in de gemeente Enschede de doorlooptijd voor het verzamelen en verwerken van loonstroken gedaald van een paar dagen tot soms nog geen 5 minuten.
Een andere mogelijkheid is om het aanleveren van gegevens niet (alleen) van de klant te vragen, maar de werkgever ook actief te betrekken. Vanuit een van de gemeenten zijn er bijvoorbeeld afspraken gemaakt met een postverwerker waar veel klanten in deeltijd werken. Wanneer de klant daarmee instemt, krijgt de gemeente via een eigen inlog in het salarisportal toegang tot de loonstroken, en kan zo looninformatie altijd tijdig inzien.

Voetnoten

Behalve wanneer het signaal dat een klant is gaan werken te laat bij de uitkeringsadministratie terechtkomt. In dat geval blijft de uitkering in de eerste maand(en) van het dienstverband doorlopen en ontstaat er een vordering ter hoogte van de in die maanden betaalde uitkering.